在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕，截至2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措如同一声号角，标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到时代的机遇，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业在财务数字化转型的道路上大步前行，挖掘更多净利润，尤其是在文档归档管理方面有着卓越的表现。
零食巨头财务困境：文档归档管理难题凸显
有这样一个知名的国民经典零食品牌，它已经在市场上畅销30余年，销售版图覆盖全国。然而，随着企业的不断发展，其供应链变得日益复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统。这使得文档归档管理工作变得繁杂且低效，大量的文件和数据需要处理，却缺乏有效的整合和管理方式。
该品牌在差旅平台对账方案上不够灵活，核算精细化管理要求极高。财务人员需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。在文档归档管理方面，由于数据分散在不同系统，难以统一归档和查询。
同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这也使得相关的差旅文档和费用记录难以有效管理，文档归档管理的难度进一步加大。
另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案极易出错，造成了高额的人力物力浪费。在文档归档管理过程中，由于缺乏有效的数字化手段，档案的完整性和准确性难以保证，给企业的财务管理带来了极大的隐患。
合思方案赋能：重塑文档归档管理流程
面对该零食品牌的诸多财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，在文档归档管理方面实现了重大突破。
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员工消费便捷有序
员工在进行差旅申请后，经过业务审批，可通过合思商城订购或TMC订购。合思商城提供了详细的对账单，TMC也有相应的对账单，这使得消费记录清晰可查，为后续的文档归档管理提供了准确的数据基础。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，整个消费流程更加便捷高效，同时也减少了纸质文档的产生，有利于文档归档管理的数字化转型。 -
财务核算智能高效
在财务核算和记账方面，合思设置了对账结算中心。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式不仅提高了财务工作的效率，还确保了财务数据的准确性。统一开票、自动拆分对账、记账去人工化的特点，使得财务文档的生成和管理更加规范，便于进行文档归档管理。 -
档案管理智能升级
合思在档案管理方面具有独特的优势。在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理等特点，使得文档归档管理更加科学、高效。通过多源采集，能够将不同来源的档案进行整合，建立起完整的档案体系，为企业的财务管理提供有力支持。
显著成果见证：文档归档管理质的飞跃
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果，在文档归档管理方面也取得了质的飞跃。
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差旅成本大幅降低
年度节约200万+差旅费用，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。差旅成本的降低不仅体现了合思方案在成本管控方面的有效性，也使得差旅相关的文档数量和管理难度相应减少。通过合思商城的消费记录和对账单，能够更加清晰地进行文档归档管理，提高了档案的准确性和可查询性。 -
财务入账效率提升
财务入账效率提升60%，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这意味着财务文档的生成和处理速度加快，能够及时进行文档归档管理。线上化的操作也减少了纸质文档的流转，降低了文档丢失和损坏的风险。 -
业财有机连接与档案闭环管理
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得文档归档管理更加严谨、规范，档案的安全性和可靠性得到了极大提升。企业能够更加方便地查询和使用档案，为决策提供有力支持。
合思引领未来：文档归档管理新征程
合思在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用，尤其是在文档归档管理方面。通过其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在文档归档管理上，实现了从传统的手工管理向数字化、智能化管理的转变。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。在文档归档管理方面，合思将不断优化系统功能，提高档案管理的效率和准确性，为企业提供更加优质的服务。
合思拥有强大的功能和服务优势，如AI辅助决策、移动端应用、多语言支持等，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，在文档归档管理方面也能提供更加便捷、高效的解决方案。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在文档归档管理方面存在难题，欢迎广大企业拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思产品，开启免费试用，踏上财务数字化转型之旅，让合思帮助您实现文档归档管理的新突破。
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