在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，我们可以清晰地看到财务数字化转型对于专精特新企业的重要性。北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。而合思在助力动力源进行财务数字化转型的过程中，也为其出差行程管理带来了全新的变革。
动力源业务困局：出差行程管理难题凸显
动力源的业务发展蒸蒸日上，但在财务数字化和出差行程管理方面却面临着诸多挑战。2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，实际效果却不尽如人意。
首先，多系统操作体验差的问题在出差行程管理中尤为明显。员工在进行出差申请时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，耗费大量时间和精力。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。在出差行程管理中，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了员工和财务大量的时间，使得整个流程变得繁琐低效。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的状况严重影响了出差行程管理的效率。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握出差行程相关的数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，给出差行程管理带来了巨大的挑战。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，出差行程频繁且复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用支付方式也不同，这进一步增加了出差行程管理的难度。
合思解决方案：革新出差行程管理模式
面对动力源在出差行程管理和财务数字化方面的难题，合思提供了一套全面而有效的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅为出差行程管理提供了准确的人员和业务数据基础，还使得相关数据能够在不同系统间顺畅流通，提高了出差行程管理的效率。
无需报销模式的引入，为出差行程管理带来了质的飞跃。业务人员因公出差消费时，无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，使得出差行程管理中的报销流程变得简单高效，大大减轻了员工和财务的负担。
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在出差行程管理中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。员工在出差申请和报销过程中，无需在多个系统中反复操作，系统会自动将相关信息传递和处理，实现了出差行程管理的智能化和自动化。
方案实施步骤：有序推进出差行程管理变革
合思解决方案的实施是一个有序推进的过程，旨在逐步实现出差行程管理的变革。
首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接。这一步骤确保了基础数据和业务数据的顺畅流通，为后续的出差行程管理和财务数字化转型奠定了坚实的基础。通过数据同步，员工的出差申请信息、费用报销信息等能够在不同系统间准确传递，避免了信息不一致和重复录入的问题。
在无需报销流程方面，引导业务人员按照新的消费流程进行操作。业务人员在出差前先提交申请单，明确出差行程和费用预算。在合规的情况下进行因公消费，消费后无需自己处理报销事宜，由财务统一进行对账和结算。合思费控系统会自动对消费信息进行审核和处理，确保费用符合差标和财务制度。
利用合思费控的系统连接能力，逐步实现与第三方系统的对接。在出差行程管理中，通过与第三方系统的对接，业务数据能够跨系统同步应用。例如，与酒店预订系统、机票预订系统对接，实现出差行程的在线预订和费用的自动关联。这不仅提高了出差行程管理的便捷性，还使得费用控制更加精准。
转型显著成效：出差行程管理焕发生机
通过合思解决方案的实施，动力源在出差行程管理和财务数字化方面取得了显著的成果。
多系统集成，数据互通，使得操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。在出差行程管理中，员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，能够更加专注于出差任务的完成。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁重的基础工作中解放出来，有更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。在出差行程管理中，员工可以在系统中方便地比较不同酒店、机票的价格，选择最适合的出行方案。同时，因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。在出差行程管理中，财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。动力源的财务制度得到了更好的落地执行，费用控制更加精准有效。
动力源高度评价：肯定出差行程管理变革
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。在出差行程管理方面，合思的解决方案为动力源带来了全新的变革。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化出差行程管理。
诚邀专精特新企业：开启出差行程管理新体验
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，已帮助众多像动力源这样的专精特新企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在出差行程管理方面，合思的解决方案也为企业带来了高效、便捷、合规的全新体验。
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