在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，它面临着诸多挑战。
电子凭证类型繁多、格式杂乱，协同工作困难，且容易丢失，这些数字鸿沟严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。调研发现，现阶段企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知不足，部分企业尚未意识到转型的紧迫性。在纸电凭证混合的时期，企业还面临着合规风险，传统的发票报销流程和财务运作模式已经远远滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。同时，电子凭证数字化转型的多样性和复杂性也不容忽视，缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门时协同工作也困难重重。
传统的报销模式在这样的背景下显得愈发捉襟见肘，企业急需一种高效、合规的解决方案来应对电子凭证数字化转型的挑战。合思敏锐地洞察到这一市场需求，为企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，在文档归档管理方面发挥着重要作用。
合思妙方化解转型难题
合思为解决电子凭证数字化转型问题，精心打造了一系列解决方案。其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，涵盖了总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等多个环节。通过这一解决方案，企业能够实现电子凭证数字化转型，提升文档归档管理的效率和质量。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为文档归档管理提供了有力的支持。
合思产品功能大揭秘
合思产品功能丰富多样，为企业的文档归档管理带来了极大的便利。
差旅申请功能让员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。这不仅提高了申请效率，还为后续的文档归档管理提供了准确的基础数据。
支持商旅线上订购，提供机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。员工还可通过易商卡进行线下消费，实现无纸化报销。这种便捷的消费方式，减少了纸质票据的产生，有利于文档归档管理的电子化。
发票采集功能强大，能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。系统对接银行账户，可进行审核对账，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。这一功能保证了发票信息的准确性和完整性，为文档归档管理提供了可靠的保障。
可以统一开票，集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。还能自动提报，定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。这些功能提高了开票和报销的效率，也使得文档归档管理更加有序。
合思产品核心亮点闪耀
合思提出“无需报销分级标准”，从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为L1 – L5五个阶段。随着数电票和智能化时代的到来，部分企业将借助合思平台率先迈进L5高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。这一创新理念，为企业的文档归档管理带来了质的飞跃。
合思财务收支管理平台能够将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，极大提升电子凭证归档的存储和利用效率。这有助于推动企业经营决策由流程驱动向数据驱动、模型驱动转变，构建新型管理模式，进一步优化文档归档管理。
合思产品具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。还提供定制化服务，可根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。这种灵活性和适应性，使得合思产品能够更好地满足不同企业的文档归档管理需求。
合思产品价值凸显
合思产品在多个方面体现出了显著的价值，对文档归档管理也起到了积极的推动作用。
帮助企业实现降本增效。例如，某国民经典零食品牌应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。某企业与合思合作后，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。这些数据表明，合思产品能够有效降低企业成本，提高运营效率，从而为文档归档管理提供更好的资源和条件。
提升财务管理效率。合思产品可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通多系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，以数字化方式管理会计档案。在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，使得文档归档管理更加规范和高效。
助力企业合规运营。发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这确保了文档归档管理的合规性，降低了企业的法律风险。
推动企业数字化和绿色化协同转型。利用电子会计档案产品实现电子凭证数字化转型，有助于企业实现低碳运营，并获得融入ESG时代的重要抓手。如某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，年节约成本4000万元。这不仅有利于企业的可持续发展，也为文档归档管理带来了新的机遇和挑战。
合思产品典型场景应用
合思产品在不同场景下都能发挥重要作用，尤其是在文档归档管理方面。
在企业员工的差旅场景中，员工通过合思平台进行差旅申请、预订机票酒店、消费等操作，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，实现便捷申请和同屏比价，提高差旅效率。这种便捷的操作方式，减少了差旅过程中的纸质文档，使得文档归档管理更加轻松。
在企业的财务核算与档案管理场景中，合思平台可实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，以及智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，提升财务核算和档案管理的效率和准确性。这些功能为文档归档管理提供了全方位的支持，确保了档案的完整性和可追溯性。
合思产品成功案例见证
众多企业通过应用合思产品，在文档归档管理等方面取得了显著的成效。
某国民经典零食品牌，面临覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等问题。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，年度节约200万 + 差旅费用。这一案例充分展示了合思产品在解决企业复杂问题、提升文档归档管理水平方面的强大能力。
某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理大量订单由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，“无需报销”提高业财协同效率，报销效率提高300%，人工成本节约50%，真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。在这个过程中，文档归档管理也得到了极大的优化。
某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散内部多系统，业务流程断裂，费用管控无法有效落地，每月处理大量单据需打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整等问题。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，实现增效、降本、合规、先进的数字化成效，如实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标和手工记账人力成本，保证财务档案合规等。合思产品帮助该品牌解决了文档归档管理中的诸多难题。
某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通，实物存档占用物理空间大、成本高，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散，档案查阅困难。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%，预计到2024年将超97%。这一案例证明了合思产品在文档归档管理方面的卓越性能。
合思产品市场定位与优势
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，在文档归档管理方面具有独特的优势。
合思具有丰富的功能和良好的用户体验。提供移动端应用，用户可以通过手机APP随时随地进行业务操作和管理；支持多语言，满足不同地区用户的语言需求；具有易于上手的学习曲线，简洁明了的操作界面设计使得新用户也能迅速掌握基本用法。这些特点使得合思产品在文档归档管理方面更加便捷和高效。
合思拥有专业的服务团队，客户成功团队为客户提供全方位的服务保障，包括免费试用、灵活定价模式、全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等，让企业在使用过程中没有后顾之忧。这为企业的文档归档管理提供了可靠的服务支持。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思产品无疑是企业的得力助手。它能够助力企业实现电子凭证数字化转型，推动企业数字化和绿色化协同发展，实现降本增效、合规运营和低碳运营，让有限更有效。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，在全球范围内拓展市场和影响力。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型中脱颖而出，提升文档归档管理水平，不妨拨打400 – 105 – 6505咨询，访问www.hosecloud.com了解更多信息，关注合思微信公众号，添加小助手，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅。
