合思数智化方案：解锁企业差旅管控与文档归档管理新篇

在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，增速放缓、利润下滑成为不少企业的痛点。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个隐藏的“净利润黑洞”，不断侵蚀着企业的利润。尽管 2023 年企业差旅市场经历了“井喷式”增长，2024 年转向平稳，但机票折扣回落、酒店价格上涨，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾愈发凸显。

同时，企业差旅管控陷入两难境地。一方面，硬控成本虽短期内能看到效果，却牺牲了员工体验，影响员工积极性和雇主关系；另一方面，线下差旅费用的不透明性，让企业成本管控难上加难，事后审核难以判定消费的真实性。而合思，作为财务数智化领域的先锋，带来了全面的解决方案，为企业解决差旅管控难题的同时，也为文档归档管理提供了有力支持。

合思综合方案：差旅与文档管理的智慧之钥

合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其敏捷的财务收支管理平台，犹如一个强大的中枢系统，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

在差旅资源整合方面，合思展现出强大的实力。它与众多在线旅游服务商建立深度合作关系，拥有覆盖全国 2000 + 县市区的 170 万 + 酒店资源，能满足不同客户群体的个性化需求。对于有海外业务的企业，合思整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能快速获取高性价比的出行选择。

值得一提的是合思推出的易商卡。这张卡片将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工通过特制二维码就能实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档。它 100% 覆盖线上 + 线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭了企业员工因公消费管理“盲区”，为文档归档管理提供了准确、及时的数据来源。

核心功能亮点：科技赋能差旅与文档管理

• 差旅节省激励：“合力省”开启双赢模式
  合思推出的差旅节省奖励计划“合力省”，是一次大胆而成功的创新。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，就能获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，建立了无需额外支出的员工激励机制。员工在为企业节省成本的同时，也能获得实实在在的个人收益，极大地提高了员工参与差旅成本控制的积极性。同时，相关数据的准确记录和归档，也为文档归档管理提供了清晰的脉络。

• 智能风控监测：BI 系统守护合规之路
  基于 BI 差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。它能实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。这不仅保障了企业差旅活动的合规性，也为文档归档管理提供了有效的数据筛选和审核机制，确保归档的文档真实、准确。

• AI 智慧助力：未来差旅管理新趋势
  2024 年起，合思将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。AI 助手可根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务。它还能结合当地消费水平和企业制度自动计算各项合理差旅预算，自动生成个人差旅成本、效率分析报告等。AI 技术的应用，让差旅管理更加智能、高效，同时也为文档归档管理带来了新的机遇，能够实现文档的自动分类和整理。

• 精准差标管控：科学设定差旅成本防线
  合思提供智能差标功能，可实现区县级差标管控和淡旺季差标管控。根据不同区县类型和市场价格波动，科学设置更加精确的差标管控金额，既保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制。这种精细化的差标管控，使得差旅费用的支出更加合理，相关的文档记录也更加规范，有利于文档归档管理的有序进行。

用户收益：差旅优化与文档管理升级

• 成本降低与效率提升
  合思平台数据显示，首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。某连锁零售企业将差标管控下沉至区县维度后，2024 年上半年三线及以下城市酒店预订消费金额同比下降 6%。通过合思的解决方案，企业能够有效降低差旅成本，提高运营效率。同时，精准的费用记录和智能的数据分析，也为文档归档管理提供了便利，减少了人工整理和审核的工作量。

• 员工体验与满意度提升
  员工无需垫资，报销单填写更简便，发票关联和费用一键导入，还能获得差旅节省奖励红包用于个人消费。这些举措提升了员工差旅体验，增强了员工满意度和积极性。员工在轻松愉快的差旅过程中，会更加配合企业的管理要求，提供准确的消费信息，有利于文档归档管理的顺利开展。

• 精细化、智能化与合规化管理
  通过多维度数据监控和预警，合思能够及时发现和解决差旅活动中的异常情况，确保企业资源合理分配。同时，适应数电票时代的新要求，合思建立或迭代电子会计档案管理系统，做好数智化归档、数据关联和合规性管理。这使得企业差旅管控和文档归档管理都实现了精细化、智能化和合规化。

• 数据价值释放与决策支持
  差旅数据与业务经营强相关，对成本控制、趋势预测、供应链优化、合规与风险管理等诸多方面有着至关重要的价值。合思能够释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。而准确、完整的文档归档管理，则为数据的挖掘和分析提供了坚实的基础。

典型场景：合思方案的广泛应用

• 下沉市场拓展：精细化管控破难题
  企业业务拓展至下沉市场时，面临三四线及以下城市差旅频率增高、传统差旅管控方式不适应当前需求的问题。合思可帮助企业实现精细化差旅管控，根据不同区县类型科学设置差标管控金额，降低差旅成本。同时，对下沉市场差旅活动的详细记录和规范归档，有助于企业更好地了解市场情况，为后续的业务决策提供依据。

• 出海业务支持：一站式服务解困境
  企业开展出海业务，面临海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思整合全球优质资源，提供一站式多语言服务解决方案，配备 7 * 24 小时中英文客服支持，满足企业国际差旅管理需求。在国际差旅过程中，准确的费用记录和规范的文档归档管理，对于企业的财务管理和合规运营至关重要。

• 线下费用管控：易商卡消除盲区
  企业存在线下差旅费用管控盲区，线下消费不透明、真实性难判断。合思易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，同步自动获取凭证入账归档，解决企业成本控制及合规难题。易商卡的使用，使得线下消费数据能够及时、准确地记录和归档，为企业的财务管理提供了有力支持。

• 数电票时代应对：电子档案管理升级
  数电票时代，企业在会计凭证管理上过多依赖传统纸质档案，面临存储和管理成本增加、合规风险难以控制等问题。合思电子会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理。这一系统的应用，使得企业能够更好地应对数电票时代的挑战，提高文档归档管理的效率和质量。

客户成功案例：实力见证合思价值

某企业员工存在违规差旅消费情况，应用合思系统后，通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工违规情况，企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。这不仅规范了企业的差旅行为，也为文档归档管理提供了准确的数据和规范的流程。

某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。这充分体现了合思解决方案在降低差旅成本方面的显著效果，同时也展示了其在文档归档管理方面的高效性和准确性。

2023 年 7 月合思正式发布合力省项目，截至 2024 年 7 月，使用合力省的企业的超标订单占比从 4% 下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。这一项目的成功实施，不仅为企业带来了经济效益，也为文档归档管理提供了丰富的案例和经验。

合思档案客户企业数量增长显著，截至 2024 年 7 月，近三年客户企业增长比例分别为 71%、213% 和 220%。应用电子会计档案可降低 70% 的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100% 管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。这充分证明了合思电子会计档案管理系统在文档归档管理方面的卓越性能。

在差旅管控和文档归档管理的征程中，合思全流程数智化差旅管理解决方案无疑是企业的得力助手。在“用”的方面，它可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源；在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。

面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。同时，在文档归档管理方面，合思也将不断创新和完善，为企业提供更加高效、智能的解决方案。

如果您的企业也想解决差旅管控难题，提升文档归档管理水平，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多，添加合思小助手，加入未来财务人社群，关注合思，还可免费试用我们的解决方案，开启企业差旅与文档管理的新篇章。