会计档案电子管理：合思档案引领企业数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的电子会计档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都对企业的会计档案电子管理提出了更高的要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员在会计档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间，且档案数据难以进行有效分析利用的难题。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作耗时费力，还需手动进行匹配核对的繁琐事务中。业务人员也在抱怨报销纸质票据流程的繁琐。同时，纸质档案管理还存在着诸多成本问题，不仅有诸如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大的显性成本，还有手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用的隐形成本，更有电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏的合规风险。即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业的会计档案电子管理带来了新的曙光。

全面解决方案 满足多元需求

合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，涵盖单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案堪称企业会计档案电子管理的一大创举。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。企业无需再进行会计档案打印，真正做到了应收尽收，保证了档案数据的完整、真实与合规。

档案扩展解决方案则借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，为企业的财务合规提供了有力保障。

核心功能亮点 彰显卓越优势

合思档案在采集、制档、管理和应用等方面都具备强大的核心功能亮点，为企业的会计档案电子管理提供了全方位的支持。

多源采集功能实现了接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能具备权限管理和精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

多方面收益 助力企业发展

企业使用合思档案进行会计档案电子管理，能够获得多方面的显著收益。

在降本增效方面，合思档案帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提高了检索效率，实现了管理合规性。例如，企业能够节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，保障了企业财务档案管理的合规性，最终推动企业实现全面数字化。

合思档案让企业的数据“活起来”，真正实现了从数据到决策的转变。通过对档案数据的统计分析，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等，为企业决策提供有力支持，充分挖掘档案数据的价值。

资源重组方面，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。企业的业务和财务数据能够实现穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。

典型应用场景 凸显适用性灵活性

合思档案在不同类型企业的会计档案电子管理中都有着出色的表现，体现了其广泛的适用性和灵活性。

对于年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推动单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档，推进档案无纸化，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。

多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，确保应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统调阅交互，可跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省成本。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

客户成功案例 见证卓越品质

众多客户在使用合思档案进行会计档案电子管理后，都取得了显著的成效。

海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向财务无纸化目标迈进。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，旗下多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能、显著的收益、广泛的应用场景和众多的成功案例，能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，值得企业信赖。

企业可以通过合思档案的解决方案，解决内外交困的档案管理问题，实现业财融合，提升企业的核心竞争力。如果您想开启数字化档案管理之旅，不妨点击下方链接免费试用合思档案，亲身体验其卓越魅力！