会计档案电子管理：合思助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。众多企业在财务管理方面面临着诸多挑战，下面我们通过几个典型案例，来深入了解企业在财务和业务管理上的困境，以及合思如何助力企业实现会计档案电子管理，完成财务数字化转型。

典型客户：转型需求迫在眉睫

以一家畅销30余年的国民经典零食品牌为例，该品牌年单据量高达2.6亿，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。如此大规模的业务，使得财务和业务管理的复杂度极高，对财务数字化转型有着迫切需求。

还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，出差频繁的员工面临着巨大的垫资压力，报销流程繁琐且到账期长达2个月。在财务管理方面，也存在着诸多难题，亟待解决。

一家知名头部数字阅读品牌，每月财务处理单据量500 + 张，在财务档案管理和费用管控上存在较大挑战。随着企业的快速扩张，现有的财务管理模式已难以适应发展需求。

世界500强旗下教育服务品牌，企业业务和财务系统众多且相互独立，会计档案管理低效，数据不互通，给企业的财务管理带来了很大的困扰。

业务痛点：传统管理弊病尽显

零食品牌：管理流程繁杂低效

国民经典零食品牌的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅成本居高不下，难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

广覆盖企业：报销流程繁琐低效

业务覆盖面广的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

数字阅读品牌：费用管控与档案管理难题

数字阅读品牌数据分散内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

教育服务品牌：系统独立档案管理低效

教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思方案：精准解决客户痛点

零食品牌：消费入账归档一站式解决

为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购，之后有相应的对账单。财务核算、记账方面，有对账结算中心，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

广覆盖企业：打造报销新体验

为业务覆盖面广的企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

数字阅读品牌：助力业财平台建设

为数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保障财务准确性，审计通过，符合上市要求。提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

教育服务品牌：全生命周期电子化管理

为教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，有40种 + 自动封装接口，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。

实施步骤：确保方案顺利落地

合思在为各企业提供解决方案时，有着一套严谨的实施步骤。首先，对企业现有的财务和业务系统进行调研和分析，深入了解企业的具体情况和需求。然后，根据企业的特点和需求，对合思的财务收支管理平台进行定制化配置，确保平台能够与企业的现有系统兼容并满足企业的业务流程。接着，为企业员工提供培训，使其熟悉合思平台的操作和使用方法，确保方案能够顺利实施。在实施过程中，合思的专业团队会进行实时监控和调整，确保方案的实施效果达到预期目标。

显著成果：数据见证转型成效

零食品牌：降本增效档案管理升级

国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业消费在合思商城的占比从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

广覆盖企业：业财协同效率大幅提升

业务覆盖面广的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

数字阅读品牌：全方位实现数字化转型

数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

教育服务品牌：加速数字化转型步伐

教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价：高度认可合思方案

国民经典零食品牌表示合思的解决方案极大地改善了企业的财务管理状况，降低了成本，提高了效率，为企业的发展提供了有力支持。业务覆盖面广的企业认为合思的方案让企业的报销流程变得简单高效，员工满意度大幅提升，同时也为管理层提供了更准确的决策依据。数字阅读品牌反馈合思的方案帮助企业实现了财务数字化转型，解决了长期以来的痛点问题，符合企业的发展战略和合规要求。教育服务品牌称赞合思的电子化会计档案管理方案为企业节省了大量的时间和成本，提高了档案管理的效率和安全性，是企业数字化转型的重要助力。

行动号召：开启财务数字化之旅

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，还有持续更新升级、灵活定价模式等优势。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。

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