在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必由之路。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通。
然而，企业在档案管理方面依旧面临诸多挑战。传统纸质档案管理模式犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。归档难、查找慢、成本高、不合规等问题层出不穷。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
企业业务、财务系统繁多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难重重。高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出手续极为繁琐。此外，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，给企业带来了潜在的风险。
实物档案资料的存储同样是企业的一大难题。海亮教育科技服务集团的实物档案资料存储占用了大量物理空间，需要专门设置人员进行管理，成本居高不下。而且，实物档案损坏时有发生，企业面临着较大的风险。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的电子财务档案管理带来了新的希望。
合思档案：财务数智化的得力助手
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其卓越的技术实力和创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业深入挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，借助其电子财务档案解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
合思档案核心功能：开启智能管理新时代
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，能够实现电子财务档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）多种采集方式。档案采集实现了开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保电子财务档案能够快速、准确地被采集。
档案制档环节，合思档案做到了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。能够自动将相关的电子财务档案进行关联和组装，同时进行严格的检测，确保档案的质量和合规性。
档案管理方面，合思档案实现了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。能够对不同用户的访问权限进行精准控制，确保电子财务档案的安全性和保密性。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业进行管理。
在档案利用环节，合思档案具备多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据的功能。用户可以通过多维检索功能快速找到所需的电子财务档案，实现一站式预览。在线借阅功能方便用户随时随地借阅档案，异构系统联查功能打破了数据孤岛，实现了数据的共享和互通。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了档案管理的效率和准确性。
合思档案收益：降本增效成果显著
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本=338,910 元。
众多企业在使用合思档案后都取得了显著的成效。好想你减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师的纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
合思档案应用场景：全方位满足企业需求
合思档案具有广泛的应用场景，能够全方位满足企业的电子财务档案管理需求。
在企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等档案管理中，合思档案可以实现自动化采集、整理和归档，大大提高了工作效率。对于外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等信息，合思档案能够进行有效整合和管理，打破数据孤岛，实现数据的共享和互通。
在核算系统中，如财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等，合思档案可以实现业务数据与财务数据的实时关联和共享，便于企业进行财务分析和决策。在应用层，合思档案可用于辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等场景，为企业的合规运营和风险管理提供有力支持。
合思档案成功案例：实力见证卓越成效
众多企业通过合思档案实现了电子财务档案管理的质的飞跃。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查，大大提升了工作效率。自动组装功能让审计变得更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。方案实施后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。实现了业务证据链完整，以业务为核心搭建证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。方案实施后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了工作效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。方案实施后，归档效率提升了 90%，为企业年节约成本 30 万 +。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案能够帮助企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，实现数字化和绿色化协同转型。众多企业已经通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，未来财务用合思，让有限更有效。
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