合思档案：开启企业财务档案管理新时代，保障文档安全存储

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须加强信息化建设，以适应“数字化凭证时代”的要求。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”。

纸电混合时代，企业各角色都面临着不同的困境。企业高管深受纸质档案管理成本高、储存占地大、档案数据难以分析利用之苦；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的问题所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而烦恼。同时，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，影响企业全面数字化。

合思档案解决方案的出现，宛如一场及时雨，为企业解决这些难题带来了希望，同时也为企业的文档安全存储提供了有力保障。

量身定制：合思档案为不同角色排忧解难

• 高管决策智囊
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和决策者的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。在合思档案的助力下，企业高管能够更加从容地做出科学决策，推动企业持续发展，同时也为文档安全存储提供了坚实的基础。

• 财务高效利器
  对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。合思档案的出现，让财务工作变得更加轻松高效，也确保了文档的安全存储和管理。

• 审计便捷桥梁
  对于外部审计，合思档案搭建了一座便捷的桥梁。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率，同时也保障了文档在审计过程中的安全存储。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，全方位保障文档安全存储。

功能魔方：合思档案的强大功能体系

• 全生命周期呵护
  电子会计档案全生命周期管理是合思档案的核心功能之一。它包括智能采集，通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等进行采集，确保文档能够准确、及时地被收集；预归档服务，如自动归档、业务检测等，提前对文档进行整理和审核；基础管理，如档号管理、账套管理等，为文档的有序存储提供基础保障；档案服务，如身份调查、全文检索等，方便用户快速查找和使用文档；统计分析，如进销项统计、资金统计等，为企业提供数据支持；应用层，如辅助审计、证据方案库等，满足企业不同的业务需求。在这个全生命周期管理体系下，文档得到了全方位的呵护，实现了安全存储和高效利用。

• 多源采集之道
  多源采集支持接口互联，自主采集。通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活的采集方式，确保了企业各种类型的文档都能被安全地收集和存储。

• 智能制档魔法
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。智能制档不仅提高了工作效率，还确保了文档之间的关联性和准确性，进一步保障了文档安全存储。

• 精细管理之术
  档案管理包括权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。精细的管理方式，确保了不同用户对文档的访问和操作都在安全可控的范围内，保障了文档的安全存储。

核心魅力：合思档案的独特亮点

• 便捷调阅新体验
  便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务流转后实现财务入账、档案采集、制档、管理和利用，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。这种便捷的调阅方式，不仅提高了工作效率，还减少了纸张的使用，同时也保障了文档在调阅过程中的安全存储。

• 大数据解决方案
  具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在大数据的支持下，企业能够更加高效地管理和利用文档，同时也为文档的安全存储提供了强大的技术保障。

• 档案扩展新境界
  提供档案扩展解决方案，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这种灵活的扩展方式，满足了企业不断变化的业务需求，也确保了新增文档的安全存储。

• 证据链完整保障
  拥有证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。完整的证据链不仅为企业的财务合规提供了保障，也确保了文档之间的关联性和安全性，实现了文档的安全存储。

价值闪耀：合思档案的显著成效

• 降本增效先锋
  合思档案带来了显著的降本增效。它可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一项重要的优势，同时也保障了文档在低成本运营下的安全存储。

• 业财链路枢纽
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。合思档案将企业的各个业务环节紧密连接起来，实现了数据的共享和流通，同时也确保了文档在业财链路中的安全存储和有效利用。

• 数据价值引擎
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。合思档案帮助企业挖掘档案数据中的潜在价值，为企业的决策提供有力支持，同时也保障了数据在挖掘过程中的安全存储。

• 资源重组动力
  资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。合思档案促进了企业内部资源的优化配置，提高了企业的管理效率，同时也确保了文档在资源重组过程中的安全存储。

场景盛宴：合思档案的典型应用

• 多维检索精准定位
  多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。企业用户可以根据自己的需求，快速准确地找到所需的文档，提高了工作效率，同时也保障了文档在检索过程中的安全存储。

• 一站式预览穿透联查
  一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。这种直观的预览和联查方式，让用户能够更加全面地了解文档之间的关系，同时也保障了文档在预览和联查过程中的安全存储。

• 外部系统无缝对接
  外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。合思档案与第三方系统的无缝对接，实现了数据的共享和流通，同时也保障了文档在外部系统调阅过程中的安全存储。

• 档案借阅高效管理
  档案借阅服务，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这种高效的借阅管理方式，确保了文档在借阅过程中的安全和可控，同时也提高了文档的使用效率。

成功见证：合思档案的实践案例

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等。同时，也保障了大量单据文档的安全存储。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年等。在解决企业档案管理难题的同时，也确保了文档的安全存储和高效利用。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。通过合思档案，企业实现了文档的集中安全存储和高效管理。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在保障企业文档安全存储的同时，也提高了教育集团的财务管理效率。

市场标杆：合思档案的定位与优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的实力和广泛的服务网络，为企业提供了可靠的保障，确保了文档在服务过程中的安全存储。

合思档案拥有多项认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其技术实力和合规性。这些认证和资质证明了合思档案在文档安全存储方面的专业性和可靠性。

合思档案提供的单套制解决方案符合国家政策导向，是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。同时，它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这些优势确保了合思档案能够为企业提供安全、高效、合规的文档存储服务。

合思档案助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业提供优质的服务和解决方案。

合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的高效、合规的财务档案管理，保障文档安全存储，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新时代！