在企业的运营发展中，高效的财务管理与精细的出差管控至关重要。北京动力源科技股份有限公司作为行业内的佼佼者，其在发展历程中面临的财务与出差管控难题，以及合思为其提供的解决方案，值得众多企业借鉴。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱企业。该公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，还于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展，动力源在财务数字化转型和企业出差管控方面遭遇了诸多挑战。
动力源的管控困境
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，期望借此提升企业出差管控和财务管理的效率。但实际情况却不尽如人意。
多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入的方式，发票的验真、查重也都依靠人工完成，这使得基础性工作占据了他们大量的时间，无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让企业出差管控和财务管理陷入困境。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法实现及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以做出科学合理的决策。
动力源业务覆盖面广，出差场景多，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型的费用支付方式也各不相同，这进一步增加了企业出差管控和财务处理的难度。
合思的破局之策
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一套全面的解决方案。
– 系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控系统实现同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业出差管控和财务管理提供了准确的数据支持。
– 无需报销：重塑商旅流程
在产品应用上，合思的无需报销模式对商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也能自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一模式极大地简化了企业出差管控和报销流程，提高了工作效率。
– 强大连接：打破数据壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，为企业出差管控提供了有力的技术支持。
循序渐进的实施之路
合思在为动力源实施解决方案时，采取了循序渐进的步骤。
首先，进行系统集成工作。完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步，为后续业务的开展奠定了坚实的基础。这一步骤确保了数据的准确传递和共享，为企业出差管控和财务管理提供了统一的数据平台。
接着，逐步推进无需报销模式在商旅出行等场景的应用。让员工逐渐适应新的报销流程和方式，减少因流程改变带来的不适和抵触情绪。在这个过程中，合思提供了专业的培训和指导，帮助员工顺利过渡到新的工作模式。
最后，不断优化系统连接。确保业务数据跨系统同步的高效性和准确性，及时解决系统运行过程中出现的问题，保障系统的稳定运行，持续提升企业出差管控和财务管理的效率。
显著的成果与效益
通过合思解决方案的实施，动力源在企业出差管控和财务管理方面取得了显著的成果。
多系统集成实现了数据的互通，全面革新了操作体验。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地获得报销款项，也提高了员工的工作满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和重复性工作中解放出来，可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中，为企业的发展提供更有力的财务支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出差消费更加便捷和透明，进一步提升了企业出差管控的效果。
财务审批有了明确的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的精力，可以将时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更优质的财务服务。
动力源的高度评价
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信赖，也证明了合思在企业出差管控和财务管理领域的专业能力和服务水平。
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