出差费用管理：合思助力企业电子凭证数字化转型

在数字经济蓬勃发展的今天，国家正大力推动电子凭证数字化进程。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），致力于推动电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程标准化、无纸化处理，打通电子凭证入账归档“最后一公里”，实现会计工作数字化转型。习近平总书记在党的二十大报告中也强调要加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。

电子凭证无纸化在企业财务管理中意义重大。它不仅能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益双赢。因此，电子凭证数字化转型在当下企业财务管理中具有重要性和紧迫性，尤其是对于出差费用管理而言，更是如此。

电子凭证数字化转型的市场新风向

近年来，国家陆续出台一系列政策推动电子凭证数字化转型。2023 年 2 月，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局发布《电子发票全流程电子化管理指南》；2023 年 5 月，财政部发布《电子凭证会计数据标准（试行版）》；2024 年 4 月，财政部又发布《会计信息化工作规范（征求意见稿）》和《会计软件基本功能和服务规范（征求意见稿）》。

随着政策的推动，电子凭证数字化转型的市场趋势日益明显。电子凭证会计数据标准试点以来，数电票开具量大幅增长，截至 2023 年底，数电票在发票开具总量上占比超过 80%，远超传统格式的增值税电子发票开具量。

从企业对电子凭证数字化的接受程度来看，大部分企业已意识到加快财务数字化转型的必要性。有 52.28%的企业对财务数字化选择“比较接受”和“积极响应”，已在规划数字化改造；43.39%的单位表示愿意增加投资实现电子会计凭证管理，解决电子凭证报销入账归档问题。然而，当前大部分企业在开具、接收、报销、入账和归档环节仍需要突破纸电并存的困境，解决只有部分环节电子化的问题，这也为出差费用管理带来了挑战。

企业数字化转型的痛点梗阻

在电子凭证数字化转型过程中，企业面临着诸多痛点。
首先是政策认知不足。调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对部分电子凭证相关政策认知程度一般或较低。受制于企业内部信息化、数字化瓶颈以及个人已有认知缺乏提升路径，亟需加大政策宣传力度并提升电子凭证数字化认知水平。在出差费用管理方面，这可能导致员工不清楚报销政策，增加管理难度。
其次是合规风险。当前仍处于纸质凭证向电子凭证转型时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。有 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这为企业带来了较大的审计风险和税务风险。出差费用涉及的凭证众多，如果管理不善，很容易出现合规问题。
再者是流程滞后。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销，48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段。60.35%的受访者需要同时提交电子与纸质打印件，26.78%的受访者不提交电子发票原文件仅提交纸质打印件。这些传统的发票报销流程和财务运作模式极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐，也使得出差费用管理效率低下。
此外，还有协同难题。67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者认为“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。这在出差费用管理中，会导致信息流通不畅，增加管理成本。

合思的数字化转型破局之道

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，针对电子凭证数字化转型提供了整体解决方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在出差费用管理方面，合思的解决方案可以实现全流程数字化，提高管理效率。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为出差费用管理提供了便利。
合思的解决方案以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，有效解决出差费用管理中的难题。

合思解决方案的核心模块剖析

合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案涵盖多个核心模块。
费控报销模块可实现便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。在出差费用管理中，员工可以轻松提交出差申请，系统自动进行费用管控，提高了报销效率。合思商城可实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。员工在预订出差相关服务时，可以通过合思商城进行比价，选择最优方案，同时系统自动处理开票和对账等事宜，减轻了财务人员的负担。
电子会计档案管理模块是合思解决方案的重要组成部分。合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，可对会计类档案进行全面管理，涵盖内部的凭证、订单等以及外部的纸质发票及影像等。在出差费用管理中，相关的凭证和档案可以自动归档，方便企业进行查询和管理。
合思的财务收支管理平台还具有自动记账功能，根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量；还具备总额受控功能，设定预算上限，防止超支情况发生。这对于出差费用管理来说，可以有效控制费用支出，确保企业的财务安全。

合思方案的竞争优势凸显

与其他方案相比，合思解决方案具有明显的竞争优势。
功能优势方面，合思财务收支管理平台功能丰富，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等 20 多项功能，还支持 AI 辅助决策、移动端应用、多语言支持等，能够满足企业多样化的需求。在出差费用管理中，这些功能可以为企业提供全方位的支持，提高管理的精准度和效率。
服务优势方面，合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。拥有持续更新升级的能力，保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能。此外，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等。
市场口碑方面，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，具有良好的口碑和市场反响。众多企业选择合思的解决方案，也证明了其在出差费用管理等方面的有效性和可靠性。

合思方案的成功案例见证

合思解决方案在不同企业取得了显著的成效。
某国民经典零食品牌应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。这表明合思的解决方案在出差费用管理方面能够为企业带来实实在在的经济效益。
某企业应用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。真正实现企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。在出差费用管理中，这种效率的提升可以让企业更好地应对市场变化。
某知名头部数字阅读品牌引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效，如实时掌握付款进度，减少差旅超标情况，保证财务档案合规等。
某世界 500 强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。这充分展示了合思解决方案在出差费用管理及整体财务数字化转型中的强大实力。

合思完善的服务体系护航

合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的保障。
客户服务方面，合思拥有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。在出差费用管理过程中，如果企业遇到任何问题，都可以随时联系合思的客服人员。
技术支持方面，合思的客户成功团队由专业的顾问和技术支持团队组成，为客户提供全方位的服务保障，确保客户能够顺利使用产品并实现预期效果。他们可以帮助企业解决技术难题，优化系统使用体验。
培训方面，合思提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程供用户学习和参考。企业员工可以通过这些培训课程，更好地掌握合思解决方案的使用方法，提高出差费用管理的水平。
收费标准方面，合思的收费标准和政策说明透明，所有费用明细都清晰可见，让企业在使用过程中没有任何顾虑。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。合思通过其敏捷的财务收支管理平台和全方位的财务数智化服务，能够帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的痛点，实现全流程数字化，提升财务管理效率和企业竞争力，尤其是在出差费用管理方面具有显著优势。

随着电子凭证会计数据标准的推广应用和数电票的普及，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级。而合思的解决方案正是企业适应电子凭证数字化转型趋势、满足未来合规要求的理想选择。合思已经在众多企业取得了成功案例，拥有完善的服务体系和良好的市场口碑，能够为企业提供可靠的支持和保障，助力企业实现数字化转型的目标。如果您想体验合思解决方案在出差费用管理及电子凭证数字化转型中的强大功能，现在就可以免费试用。