数电票时代，合思档案助力会计文件数字化转型

在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战。在纸电混合时代，企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境；财务人员被档案整理耗费的大量时间和枯燥繁复的工作所困扰；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，同时还伴随着高合规风险。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，企业的信息化建设亟待加强，需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。基于广泛连接的生态和“无需报销”的解决方案，构建了敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。旗下的合思档案，正是领先的单套制电子会计档案管理平台，对于企业的会计文件数字化和财务数字化转型至关重要。

合思档案：会计文件数字化的得力助手

合思档案定位为领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

该平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，可满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案可以为企业解决内外交困的档案管理问题。例如，它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。其业务流转涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，真正实现了从业务到档案的全流程管理，为企业的会计文件数字化提供了有力保障。

核心功能：解锁会计文件数字化新密码

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保会计文件数字化过程中数据的全面收集。

• 智能制档：高效组装的魔法工坊
  在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置是一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，平台采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步推动会计文件数字化的准确性和可靠性。

• 档案管理：精细管控的数字堡垒
  合思档案的档案管理功能具备权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，为会计文件数字化后的安全管理提供了坚实保障。

• 档案应用：多维利用的价值宝库
  档案应用功能方面，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，平台支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控，让会计文件数字化后的价值得到充分挖掘和利用。

优势凸显：会计文件数字化的卓越之选

• 成本优势：精打细算的财务管家
  与传统档案管理方式相比，传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。而合思档案可节约70%纸张成本、75%整理成本，减少打印和存储空间的需求，大大降低了企业成本，在会计文件数字化过程中为企业实现了高效的成本控制。

• 效率优势：分秒必争的速度先锋
  传统档案管理需要手动逐一匹配、核对确认，档案数据量大时整理耗费时间，查询调阅效率低。合思档案实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，检索效率提升90%，可快速定位相关档案，显著提升了工作效率，加快了会计文件数字化的进程。

• 合规优势：坚守底线的合规卫士
  传统电子会计凭证文件无有效管理手段，存在不可抗力导致纸质档案损坏的风险，难以满足数电票等新政策下的合规要求。合思档案符合国家政策要求，应收尽收，“四性检测+业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，保障了财务合规，为企业的会计文件数字化提供了合规保障。

• 数据利用优势：挖掘价值的智慧锦囊
  传统档案管理档案数据没有汇总整理，难以分析利用。合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使会计文件数字化后的成果得到充分应用。

行业案例：会计文件数字化的成功典范

• 大型企业：高效管理的转型之路
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本，为企业的会计文件数字化转型提供了成功范例。

• 集团型企业：标准化管理的新跨越
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，推动了集团型企业的会计文件数字化进程。

• 一般企业：打破数据孤岛的变革
  某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为一般企业的会计文件数字化提供了有效解决方案。

• 教育集团：智能管理的新探索
  某K12民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的会计文件数字化提供了有益借鉴。

综上所述，合思档案通过提供领先的单套制电子会计档案管理平台和多种场景解决方案，具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，在成本、效率、合规、数据利用等方面具有显著优势，能够帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多不同行业的企业应用案例也证明了合思档案的实际效果和价值，如提升管理效率、降低成本、保障合规性、实现业财一体等。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业财务数字化转型中发挥重要作用，持续助力企业实现全面数字化，为企业的发展提供有力支持。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，未来有望在市场上取得更广泛的应用和认可。如果您想体验合思档案为会计文件数字化带来的卓越成效，不妨免费试用一番。