在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营环境正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场汹涌的浪潮，推动着企业财务档案管理迈向新的阶段。数电票的快速扩张，不仅在收票和开票方面带来了新的政策和发展，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖，更让电子发票接收的合法性与合规性得到了进一步保障。然而，这一变革也给企业带来了新的挑战，企业财务档案管理的信息化建设亟待加强。
在纸电混合时代，企业的传统档案管理模式犹如一座陈旧的大厦，暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，大量的数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析和利用，成为企业发展的沉重负担。财务人员则陷入了手动整理、匹配和核对档案数据的繁琐工作中，大量的时间和精力被消耗在这些重复低价值的劳动上，工作枯燥而繁复。业务人员在进行差旅报销查询时，也面临着纸质票据流程繁琐的问题，效率低下。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜对存储空间的巨大需求，如同一个无底洞，吞噬着企业的资源。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用，这些隐形成本如同暗流，在不知不觉中侵蚀着企业的利润。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案可能因不可抗力损坏，更是让企业面临着巨大的合规风险。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这如同一块绊脚石，阻碍着企业全面数字化的实现。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它的诞生如同一场及时雨，为企业解决档案管理难题带来了希望。
合思档案：全方位解决方案，满足不同角色需求
合思档案为不同角色提供了针对性的解决方案，展现出了全面性和专业性。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在差旅报销查询等方面，能够快速获取相关数据，为企业决策提供有力支持。同时，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营，让企业在激烈的市场竞争中占据优势。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。在进行差旅报销查询时，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
外部审计人员在使用合思档案时，能够实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充资料。在差旅报销查询等审计工作中，大大提高了工作效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。无论是差旅报销查询还是其他档案管理需求，都能得到有效的满足。
核心功能大揭秘：合思档案优势尽显
合思档案具有多项核心功能，相比传统方案具有显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它可实现接口互联、自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件可自动切割多张回单/发票，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。在差旅报销查询时，能够快速准确地采集相关数据，为后续的管理工作奠定基础。
智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。在差旅报销查询时，能够快速找到相关的凭证和单据，提高查询效率。
档案管理具备完善的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。在差旅报销查询时，能够确保数据的安全性和保密性。
合思档案还具有“四性检测+业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的上下游检测。能实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现穿透联查，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。在差旅报销查询时，能够确保数据的准确性和可靠性。
真实案例见证：合思档案价值非凡
合思档案在不同企业的应用场景中展现出了巨大的价值。
在年单据量2.6亿的企业案例中，企业面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。在差旅报销查询方面，能够快速准确地找到相关单据，提高了工作效率。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等。
对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。在差旅报销查询时，能够实现标准化的查询流程，提高查询效率。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，提高整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。
在多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅。在差旅报销查询时，能够实现数据的共享和全生命周期管理，提高查询的准确性和便捷性。管理成效有统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，还大幅节省了成本，提高了合规性和档案处理效率。
在中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案涵盖数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。在差旅报销查询时，能够实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，提高了工作效率。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决档案管理难题，实现数字化转型。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等众多城市，方便企业与当地团队沟通。企业可拨打400 – 105 – 6505电话咨询合思档案产品相关信息，也可访问www.hosecloud.com网站或通过微信公众号、微信小程序二维码进一步了解合思档案的详细内容。如果你想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
