合思档案：破解企业财务档案管理难题，提升费用报销合规性

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金在耗材上，还占据大量的储存空间。而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这对企业的决策和发展带来了阻碍。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，严重影响工作效率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时对档案室、档案柜等存储空间的需求也非常大，这属于高显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用，这些高隐形成本也不容忽视。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，存在较高的合规风险。在这样的背景下，费用报销合规性成为了企业亟待解决的重要问题。

合思档案：精准破局的智慧之选

为了解决上述痛点，合思档案应运而生。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，有效提升了费用报销合规性。

对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，合思档案助力企业决策实现数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型奠定坚实基础。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在提升费用报销合规性的同时，推动企业可持续发展。

对于归档员/财务来说，合思档案可以让他们告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，进一步保障费用报销合规性。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。通过一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计效率，也保障了费用报销合规性。

合思档案功能概览：全方位守护财务档案

合思档案涵盖了企业内部和外部产生的多种档案。内部档案包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等；外部系统涉及核算系统（如费控系统、资金系统等）、业务层（如银行回单、银行流水、进项发票等）。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等；预归档服务，如自动归档、业务检测等；基础管理，包括档号管理、账套管理等；档案服务，如身份调查、全文检索等；统计分析，如进销项统计、资金统计等；应用层，如辅助审计、证据方案库等。

多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，确保了费用报销合规性的全面覆盖。

智能制档通过规则引擎，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，从而更好地保障费用报销合规性。

核心亮点：铸就合思档案独特优势

便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大亮点。它打破了物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，也保障了费用报销合规性的高效实现。

合思档案具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为费用报销合规性提供了坚实的保障。

大数据解决方案是合思档案的又一强大优势。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，进一步提升了费用报销合规性。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为费用报销合规性提供了个性化的解决方案。

价值体现：合思档案为企业带来的改变

合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印，为企业节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，同时保障了管理合规性，有力地提升了费用报销合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为费用报销合规性提供了系统支持。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，释放了数据价值，为企业的决策提供了有力支持，也保障了费用报销合规性。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，进一步保障了费用报销合规性。

典型使用场景：满足多元需求

财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，高效查阅档案，保障费用报销合规性。
业务人员可进行授权检索、授权借阅，确保业务流程中的费用报销合规。
审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，对费用报销进行严格审查，保障合规性。
管理人员可查看统计报表、图表展示，进行可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化，从而更好地把控费用报销合规性。

成功案例：见证合思档案的卓越成效

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，同时保障了费用报销合规性。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，也保障了费用报销合规性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有力地保障了费用报销合规性。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，也保障了费用报销合规性。

市场定位与差异化优势：合思档案脱颖而出

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证，为费用报销合规性提供了可靠保障。

合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，保障了费用报销合规性在数字化时代的适应性。

合思档案提供多种创新性的解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案能保障财务合规；共享调阅解决方案可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求等，为费用报销合规性提供了多样化的保障。

拥有强大的技术支持，如大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询，专利技术支撑数据处理等，进一步提升了费用报销合规性的管理效率。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，全面保障费用报销合规性。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供更优质的服务和解决方案。

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