合思档案：开启报销成本控制与企业数字化档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业在档案管理方面正面临着诸多棘手的痛点与挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要占用大量的空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，这无疑限制了企业决策的科学性和前瞻性。财务人员则需处理海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，手动匹配核对更是枯燥繁琐，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，严重影响工作的积极性和效率。

企业在档案管理上还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间的需求不断增大，这都给企业带来了沉重的经济负担。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用，隐形成本不断攀升。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，给企业带来高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的电子会计档案管理平台。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响了企业的全面数字化进程。而这一切问题的解决，都与报销成本控制息息相关，有效的档案管理能够在报销环节实现成本的精准控制。

合思档案：数字化档案管理的领航者

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一艘在数字化海洋中领航的巨轮，为企业的档案管理指明了方向。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、有序。

合思档案在报销成本控制方面有着显著的成效。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%。这一系列的数据提升，无疑在报销环节大大降低了成本，提高了企业的经济效益。

合思创立于2014年，是专精特新企业。成立以来已累计融资超15亿元人民币，这雄厚的资金实力为产品的研发和服务提供了坚实的保障。企业秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。如此强大的实力背书，让企业在选择合思档案时更加放心，也为报销成本控制提供了可靠的保障。

使命愿景：助力企业数字化转型腾飞

合思档案不止是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的完美融合。它就像一位忠诚的伙伴，携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合，完成数字化转型。

合思档案致力于让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用，帮助企业挖出更多净利润。在报销成本控制方面，它通过优化档案管理流程，减少不必要的开支，让企业的每一笔报销都更加合理、高效。

电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案助力企业实现全面数字化，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它就像一条纽带，将企业的各个业务环节紧密连接起来，实现数据的共享和流通，为报销成本控制提供了更全面、准确的信息支持。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代。它不断优化自身功能，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，在报销成本控制方面发挥出更大的作用。

模块功能：构建全面档案管理架构

合思档案拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。这些功能模块相互协作，构成了一个全面、完善的档案管理架构，为报销成本控制提供了有力的支持。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务以及统计分析和应用层相关功能。在智能采集环节，外部生态和内部多种方式确保了档案数据的全面、准确获取。多源采集支持接口互联，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料；也支持手动采集，对零散会计资料进行便捷手动数据补录。这为报销成本控制提供了准确的数据基础。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装；字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便查询。这些功能使得档案管理更加智能化、便捷化，有效降低了报销环节的成本。

功能亮点：凸显独特创新优势

合思档案具备诸多功能亮点与创新之处。它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在报销成本控制方面，这种便捷的调阅方式减少了纸张的使用和打印成本，提高了工作效率。

它提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。这为报销成本控制提供了可靠的保障，确保每一笔报销都符合规定。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。这些功能都有助于企业在报销环节实现成本的精准控制。

产品优势：强化市场竞争实力

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在报销成本控制方面，这种广泛连接的能力使得企业能够获取更全面的报销数据，进行更精准的成本分析和控制。

它具备100%自动归档的强大功能，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这大大提高了报销流程的效率，降低了人工成本。

合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，适应国家对数电票等档案管理的政策要求。这使得企业在报销环节能够更加合规，避免因违规而带来的成本增加。

它还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这为企业在不断变化的市场环境中实现报销成本控制提供了有力的保障。

目标用户与应用场景：精准覆盖各领域

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，在报销成本控制方面为企业提供战略决策支持。归档员/财务可提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理，有效降低报销环节的人力成本。外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，无需与财务重复沟通，提高了审计效率，减少了报销环节的潜在风险。

其应用场景涵盖事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等。在企业的不同业务环节，如报销业务、采购业务、资金业务等，合思档案都能保障财务档案证据链完整性，实现业财数据穿透联查，为报销成本控制提供了全方位的支持。在档案的不同管理阶段，如采集、整理、储存、利用、移交、鉴定、销毁等，合思档案都能提供相应的管理功能，确保报销成本控制贯穿档案管理的全过程。

成功案例：见证卓越成效

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案在提高工作效率的同时，也有效控制了报销成本。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在报销环节，这种高效的管理模式降低了纸张成本和人力成本，实现了报销成本的有效控制。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。这也在报销成本控制方面取得了显著的成效。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。在报销环节，这种便捷的查阅方式提高了工作效率，降低了报销成本。

在当前经济环境下，合思档案能够帮助企业解决档案管理的痛点，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是在帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业的可靠之选。

合思在全国多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过多种方式与合思取得联系，开启数字化档案管理之旅。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，为企业提供优质的档案管理解决方案。如果您想体验合思档案在报销成本控制方面的卓越效果，不妨现在就免费试用，开启企业数字化档案管理的新篇章！