在我国电子凭证改革飞速推进的当下，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必然趋势。然而，传统纸质档案管理却如同老旧的马车，在新时代的赛道上显得力不从心，存在着诸多难以忽视的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借敏锐的洞察力和强大的创新能力，推出了合思档案，为企业的财务档案管理带来了新的曙光，助力企业实现高效的文档自动化管理。
传统档案管理痛点剖析
企业在财务档案管理领域一直面临着重重困难，传统的纸质档案管理模式犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。
首先是归档难题。在纸质档案管理中，企业需要投入大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误，而且纸质档案容易遗失，一旦丢失，就会给企业带来巨大的损失。
其次是查找不便。传统纸质档案受限于时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。员工需要在堆积如山的档案中苦苦寻找所需的文件，不仅浪费了大量的时间，还影响了工作效率。
再者是成本居高不下。纸质档案管理对空间和人力的要求极高，企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规风险。传统纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，容易出现数据丢失、损坏等问题，给企业带来合规风险。
合思档案解决方案全景
为了解决企业在财务档案管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，实现高效的文档自动化管理。
合思档案就像一位智能的财务管家，能够帮助企业轻松应对各种财务档案管理问题。它打破了传统档案管理的局限，实现了档案的数字化、自动化管理，让企业的财务档案管理更加高效、便捷、安全。
合思档案核心功能亮点
- 全生命周期智慧管理
合思档案提供了从档案采集到销毁的全生命周期管理服务，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，它整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种类型的档案数据。预归档服务则可以对采集到的档案数据进行初步整理和审核，确保数据的准确性和完整性。
基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。档案服务则为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等增值服务，帮助企业更好地利用档案数据。
- 高效档案采集模式
合思档案采用开放式接口互联，支持企业自主采集档案数据。它还具备大文件自动切割和数电票自动化解析功能，能够快速处理大量的档案数据，提高档案采集的效率。
无论是来自外部的发票、合同，还是内部的财务报表、凭证，合思档案都能轻松采集，并进行准确的分类和整理。
- 智能档案制档体系
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装，能够将相关的档案数据自动关联在一起，形成完整的档案文件。同时，它还具备四性检测和业务检测功能，能够确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
此外，合思档案还支持自定义版式文件，企业可以根据自己的需求定制档案文件的格式和样式。
- 精细档案管理机制
合思档案拥有精准的权限管控功能，企业可以根据员工的职位和职责，为其分配不同的档案访问权限，确保档案数据的安全。它还支持档案目录的灵活扩展，企业可以根据自己的业务需求，随时添加或修改档案目录。
水印管理功能则可以为档案文件添加水印，防止档案数据被非法复制和传播。档号符合国标要求，方便企业进行档案管理和查询。
- 便捷档案利用体验
合思档案提供了多维检索功能，企业可以根据档案的关键词、时间、类型等多种条件进行检索，快速找到所需的档案文件。一站式预览功能则可以让企业在不下载档案文件的情况下，直接在线预览档案内容。
在线借阅功能方便企业员工随时随地借阅档案文件，提高了档案的利用效率。异构系统联查功能则可以将合思档案与企业的其他业务系统进行对接，实现数据的共享和互通。
实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则可以帮助企业更好地管理实物档案，提高档案管理的准确性和效率。
企业应用合思档案收益
合思档案为企业带来了显著的收益，让企业真正实现了文档自动化管理的价值。
首先，它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。企业员工无需再花费大量的时间和精力进行档案的手工归档，系统会自动完成档案的采集、整理和归档工作，大大提高了工作效率。
其次，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时掌握档案数据的流动情况，及时发现和解决问题，为企业的决策提供有力支持。
最后，合思档案能为企业节省大量成本，包括耗材成本、存储成本、人力成本等。企业无需再购买大量的纸张、打印机等办公设备，也无需租赁专门的仓库来存放档案，同时还可以减少档案管理人员的数量，降低企业的运营成本。
合思档案典型应用场景
合思档案适用于各类企业的财务档案管理，无论是食品、餐酒吧、餐饮连锁等传统行业，还是家居、数字阅读、教育培训等新兴行业，亦或是软件与信息技术服务、国企等大型企业，都能从合思档案中受益。
在食品行业，合思档案可以帮助企业管理大量的采购发票、销售合同等档案数据，确保企业的财务合规。在餐饮连锁行业，它可以实现各门店档案数据的集中管理，提高企业的管理效率。在家居行业，合思档案可以帮助企业管理设计图纸、产品说明书等档案数据，为企业的研发和生产提供支持。
合思档案客户成功典范
众多企业已经通过使用合思档案实现了文档自动化管理，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师通过合思档案，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴使用合思档案后，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
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