合思档案：数电票时代报销成本控制的理想之选

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。相关政策明确指出，2025年要完成数电票全覆盖。这一变革给企业财务档案管理带来了全新挑战，信息化建设的短板亟待弥补。如今，收票在政策上已认可电子发票接收的合法性，开票更是在全国36个省市区实现了数电票试点全覆盖。

在纸电混合的时代，企业面临着诸多财务档案管理难题，这些问题直接影响着报销成本控制。企业高管需面对纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的困境，这无疑增加了企业的运营成本，对报销成本控制造成了阻碍。财务人员则遭遇档案数据量大、整理耗时且需手动匹配核对的困扰，大量的时间和精力耗费在繁琐的档案整理工作上，使得工作效率低下，间接影响了报销成本控制。业务人员也面临报销纸质票据流程繁琐的难题，复杂的报销流程不仅降低了员工的工作积极性，还增加了企业的管理成本，不利于报销成本控制。

同时，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜存储空间需求大，这直接增加了企业的开支，对报销成本控制形成了压力。高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，导致工作效率低下，增加了企业的时间成本，不利于报销成本控制。高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题，可能会给企业带来合规风险，进而增加企业的潜在成本，影响报销成本控制。

合思档案：一站式破局方案

合思档案针对上述痛点，提供了全面的解决方案，能有效助力报销成本控制。它拥有领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过高效的档案管理，企业能够更好地控制报销成本，提高资金使用效率。

归档员/财务使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。这有助于减少人力成本，优化报销流程，从而实现报销成本控制。

外部审计使用合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这不仅提高了审计效率，还降低了沟通成本，对报销成本控制起到了积极作用。

功能模块：多元且强大

合思档案具有丰富多样的功能模块，为报销成本控制提供了有力支持。

多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。通过高效的数据采集，企业能够更准确地掌握报销数据，为报销成本控制提供数据基础。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这有助于提高档案管理效率，减少报销流程中的错误和延误，从而控制报销成本。

档案管理功能包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。严格的权限管理和灵活的目录扩展，能够保障档案数据的安全和准确性，为报销成本控制提供保障。

档案应用上，支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。高效的检索和查询功能，能够帮助企业快速准确地获取报销相关信息，及时发现和解决问题，实现报销成本控制。

核心亮点：合规自动高效

合思档案具有诸多核心亮点，对报销成本控制意义重大。

合规性方面，合思档案符合国家政策要求，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，其电子会计档案合规性管理满足国家相关政策要求，如《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等。合规的档案管理能够避免企业因违规而产生的额外成本，保障报销成本控制的有效性。

自动化方面，具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在业务及管理流程中，实物流转和电轨运行都能高效完成档案采集、制档等工作。自动化的档案管理能够提高工作效率，减少人力成本，对报销成本控制起到积极作用。

大数据处理能力方面，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。通过对海量报销数据的分析，企业能够发现报销中的问题和趋势，从而优化报销政策，实现报销成本控制。

检测方案方面，提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。准确的检测能够确保报销数据的真实性和准确性，避免虚假报销，实现报销成本控制。

企业价值：降本增效显著

合思档案为企业带来了显著的价值，在报销成本控制方面效果显著。

显著降本增效方面，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。合思档案可帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。通过降低成本和提高效率，企业能够更好地控制报销成本。

实现电子会计档案管理闭环方面，成为全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。完善的档案管理闭环能够优化报销流程，提高报销效率，从而实现报销成本控制。

助力企业资源重组方面，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地。资源的优化配置能够提高企业的整体运营效率，降低报销成本。

典型场景：适用灵活广泛

合思档案适用于企业的财务入账、档案采集、制档、管理、利用等全流程。在业务流转中，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，实现档案的高效采集和处理。这有助于企业在整个报销流程中实现数字化管理，提高报销效率，控制报销成本。

它满足不同类型企业的需求，无论是事业单位及院校、央企，还是行业领军企业、国家试点企业等，都有众多成功应用案例。如广东某高校、中交集团、好想味等企业都在使用合思档案。不同类型企业的成功应用，证明了合思档案在报销成本控制方面的通用性和有效性。

可用于不同业务场景下的档案管理，如报销业务、采购业务等，能对发票、报销单、回单、凭证等进行关联匹配和完整性检测，保障财务合规。在不同业务场景下的应用，能够帮助企业全面控制报销成本，确保财务安全。

成功案例：数据见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过使用合思档案，该企业显著提高了报销效率，降低了报销成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案帮助该企业优化了报销流程，有效控制了报销成本。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理繁琐、利用不便等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该企业通过合思档案实现了报销成本的有效控制。

市场定位：独特优势凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。

与传统档案管理方式相比，合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。强大的连接能力能够确保企业报销数据的全面性和准确性，为报销成本控制提供有力支持。

拥有强大的规则匹配能力，实现100%自动归档。自动归档能够提高工作效率，减少人力成本，对报销成本控制起到积极作用。

符合国家政策要求，具备电子会计档案合规性管理。合规的档案管理能够避免企业因违规而产生的额外成本，保障报销成本控制的有效性。

具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。灵活的迭代能力能够确保合思档案始终适应企业的发展需求，为报销成本控制提供持续的支持。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和升级，为企业提供更优质、更高效的服务，帮助企业更好地应对未来的挑战。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。如果您希望有效控制报销成本，提升企业档案管理效率，不妨免费试用合思档案，共同开启高效档案管理新时代。