在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型和差旅预定管理方面也曾面临诸多挑战。而合思的出现，为动力源带来了全新的财务数字化解决方案，也为差旅预定管理带来了质的飞跃。
动力源业务困境：差旅预定管理难题凸显
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自行搭建了多个系统。但随着业务的不断拓展，这些系统逐渐暴露出诸多问题，差旅预定管理也深受影响。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。多系统操作体验差，员工在进行差旅预定和报销时，需在各系统间频繁切换提交申请单，手工录入报销数据，发票验真等工作也需手工进行，大量的基础工作耗费了员工和财务人员的大量时间。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计。这在差旅预定管理中尤为明显，无法实时获取准确的数据，使得差旅成本难以有效控制。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅预定涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅预定管理的难度。
合思方案登场：重塑差旅预定管理格局
针对动力源在财务数字化和差旅预定管理方面的痛点，合思提供了全面且针对性强的解决方案。
– 系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，也为差旅预定管理提供了准确的人员和订单信息基础。员工在进行差旅预定时，系统可以自动获取相关人员信息，无需重复录入，大大提高了预定效率。
– 无需报销：差旅消费的全新体验
合思的无需报销模式为动力源的差旅预定管理带来了革命性的变化。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在差旅预定管理中，业务人员可以直接在合思商城进行因公消费，无需先垫付资金，消费完成后系统自动处理后续报销流程，极大地简化了差旅预定和报销的环节。
– 强大连接：打破数据流转壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用。在差旅预定管理中，不同系统的数据可以实时共享，例如差旅申请信息可以及时同步到财务系统，财务人员可以根据实时数据进行预算控制和审批，提高了差旅预定管理的协同效率。
方案实施步骤：有序推进差旅预定管理升级
合思解决方案的实施过程有条不紊，逐步提升动力源的差旅预定管理水平。
– 系统集成先行
首先进行系统集成，确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。通过数据的打通，为后续的差旅预定管理提供了准确的数据支撑。员工在进行差旅预定时，可以直接获取系统中的人员信息和订单信息，避免了信息不一致和重复录入的问题。
– 推广无需报销模式
在系统集成完成后，合思积极推广无需报销模式。引导业务人员使用合思商城进行因公消费，并按照系统流程进行操作。业务人员在差旅预定时，只需在合思商城选择合适的服务，系统会自动根据差标进行控制，消费完成后自动处理报销流程，无需再进行繁琐的手工报销操作。
– 持续优化系统连接
不断优化系统连接，利用Open API和自定义流程引擎技术，实现各系统间的数据流畅互通。在差旅预定管理中，持续优化可以确保不同系统之间的数据实时更新和共享，提高差旅预定管理的效率和准确性。例如，财务系统可以实时获取差旅消费数据，进行成本分析和预算控制。
实施成果显著：差旅预定管理质的飞跃
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源的差旅预定管理中取得了显著的成果。
– 效率提升：员工报销周期大幅缩短
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。在差旅预定管理中，员工无需再花费大量时间在各系统间切换和手工录入数据，差旅预定和报销流程更加便捷高效。
– 成本节约：会计工作量大幅缩减
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员无需再进行繁琐的手工录入和统计工作，更多的精力可以投入到差旅成本分析和预算控制等更有价值的工作中。
– 流程简化：员工填报时间极大缩短
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短填报时间，简化报销流程。在差旅预定管理中，员工可以在合思商城同屏比对不同的差旅服务，选择最合适的方案，同时系统自动赋值相关信息，无需员工手动填写，提高了差旅预定的效率。
– 合规费控：财务审批更有依据
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省精力做更有价值的工作。在差旅预定管理中，财务人员可以根据系统中的实时数据和审批规则进行审批，确保差旅费用的合规性和合理性。
动力源评价：差旅预定管理合作典范
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在差旅预定管理方面，合思的解决方案不仅解决了当前的难题，还为动力源未来的差旅管理提供了可持续发展的支持。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型和差旅预定管理的难题，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受差旅预定管理的全新变革。
