在当今数字化的时代浪潮中，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度席卷而来。企业的财务数智化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的关键。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其强大的在线档案系统——合思档案，为众多企业开启了财务数智化转型的大门。接下来，我们将以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探究在线档案系统如何帮助企业解决财务档案管理的难题。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内声名远扬。然而，在会计档案管理方面，这家行业巨头却面临着诸多挑战。
长期以来，金牌橱柜的会计档案分散在各个系统之中，犹如一座座孤立的岛屿，数据难以整合利用。各部门之间的信息流通不畅，导致财务人员在查找和使用档案时困难重重。同时，该公司在档案管理的整理、保管、存储和利用等环节，仍主要依赖纸质档案。这种传统的管理方式效率低下，不仅需要耗费大量的人力和时间进行档案的整理和归档，而且在存储方面也需要占用大量的物理空间，成本高昂。随着企业业务的不断拓展和数据量的持续增长，传统档案管理方式已难以满足企业发展的需求，寻找一种高效、智能的档案管理解决方案迫在眉睫。
合思在线档案系统：全方位解决方案登场
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思凭借其先进的在线档案系统，为其量身定制了一系列解决方案。
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打破数据孤岛统一存储
在线档案系统打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等重要的会计资料进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。就像将分散在各地的珍珠串成一条美丽的项链，系统将原本孤立的数据汇聚在一起，形成了一个完整的档案资源库。通过这种方式，财务人员可以在一个平台上轻松获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。 -
构建业务证据链业财一体
在线档案系统不仅仅是简单的档案存储，更重要的是它能够构建完整的业务证据链。该系统通过搭建会计资料之间的关联关系，以业务为核心，将各个环节的信息紧密连接起来，实现了业财一体的双向穿透。这意味着财务人员不仅可以从财务数据追溯到业务源头，了解每一笔交易的来龙去脉，还可以从业务信息关联到相应的财务凭证，确保财务数据的真实性和准确性。这种业财融合的管理模式，为企业的决策提供了更加全面、准确的信息支持。 -
实现数据共享一站式查阅
合思在线档案系统以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，形成了一棵清晰的会计资料结构树。财务人员只需通过简单的操作，就可以快速定位到所需的档案信息，实现一站式查阅。无论是日常的财务审计，还是业务决策的数据分析，都可以在这个系统中高效完成。这种便捷的查阅方式，大大节省了财务人员的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化降本增效
在传统的档案管理中，银行回单的处理是一项繁琐且容易出错的工作。合思在线档案系统实现了银行回单的无纸化管理。系统可以自动采集、切割和组装海量的银行回单，将其转化为电子档案进行存储和管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了回单处理的准确性和及时性。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
显著成效：在线档案系统实力见证
通过引入合思的在线档案系统，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在档案匹配方面，以往财务人员需要花费大量的时间和精力来核对和匹配各种档案信息。而使用在线档案系统后，档案匹配耗时减少了84%。系统的智能匹配功能可以快速准确地将相关的档案信息进行关联，大大提高了工作效率。
档案查询的效率也得到了极大的提升。在传统的档案管理模式下，查询一份档案可能需要花费数小时甚至数天的时间。而现在，借助在线档案系统，档案查询耗时减少了80%。财务人员可以通过关键词搜索、条件筛选等方式，快速定位到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
成本控制方面，在线档案系统为金牌橱柜带来了实实在在的经济效益。通过减少纸质档案的使用和存储成本，以及提高工作效率带来的人力成本节约，预估每年可为企业节省总体成本30万以上。
在档案合规性方面，在线档案系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，确保档案管理的规范性和准确性。使用该系统后，金牌橱柜的档案合规性达到了100%，有效避免了因档案管理不规范而带来的法律风险。
展望未来：在线档案系统引领财务数智化新风尚
综上所述，合思的在线档案系统凭借其先进的功能和全面的解决方案，成功解决了金牌橱柜在会计档案管理方面的难题，实现了降本增效和合规运营。这一成功案例充分证明了在线档案系统在企业财务数智化转型中的重要作用。
未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断加大研发投入，优化在线档案系统的功能和性能。以用户需求为导向，持续创新，为更多企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思的在线档案系统。现在，您还可以免费试用在线档案系统，亲身感受其带来的便捷和高效，开启企业财务数智化转型的全新之旅。
