在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间广泛应用。电子发票管理成为企业财务管理中至关重要的一环。与此同时，企业财务档案管理也面临着全新的挑战。传统的纸质档案管理模式在电子发票大量涌现的背景下，逐渐暴露出诸多弊端，已经难以适应企业数字化建设的需求。电子会计档案管理应运而生，成为企业提升管理效率、降低成本、保障合规的必然选择。合思档案作为专业的财务档案管理解决方案，凭借其先进的技术和全面的功能，为企业提供了有效的电子发票管理及财务档案管理解决方案。
行业痛点：传统管理模式的困境
在电子发票管理及财务档案管理领域，当前企业面临着一系列的痛点问题。这些问题主要体现在高显性成本、高隐形成本和高合规风险三个方面。
从高显性成本来看，纸质凭证输出需要耗费大量的耗材，如纸张、油墨等，而且随着企业业务的增长，对存储空间的需求也越来越大，租赁或建设档案存储场地的费用不断攀升。
高隐形成本方面，手工装册归档不仅工作量巨大，而且效率低下，财务人员需要花费大量的时间和精力在整理档案数据上。同时，在查询调阅档案时，往往需要耗费大量的时间在众多的纸质档案中寻找，效率极低。
高合规风险也是企业面临的重要问题。电子会计凭证管理手段的缺失，使得企业难以确保电子发票等会计凭证的真实性、完整性和合规性。纸质档案易损坏、易丢失，也给企业的档案管理带来了很大的风险。
不同角色在电子发票管理及财务档案管理中也面临着各自的难题。企业高管面临着档案管理成本高和数据难以分析利用的问题，无法及时准确地获取财务档案中的有效信息，影响企业的决策。财务人员需耗费大量时间整理档案数据，工作效率低下，而且容易出现人为错误。业务人员在报销流程中，由于电子发票管理及档案管理的繁琐，导致报销流程冗长，影响工作积极性。
解决方案概述：合思档案的多维度应对
合思档案针对企业在电子发票管理及财务档案管理方面的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。
这六大场景解决方案包括档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据解决方案等。通过广泛连接业财系统，合思档案能够实现自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的电子发票管理及档案管理需求。无论是企业内部的财务部门、业务部门，还是外部的审计机构等，都能通过合思档案实现高效的档案管理和利用。
核心功能亮点：科技赋能档案管理
合思档案具有多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等一系列核心功能亮点，为企业的电子发票管理及财务档案管理提供了强大的技术支持。
-
多源采集：灵活多样的采集方式
合思档案支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。通过自动生成式Open API，能够方便快捷地与各种业务系统进行对接，支持多种格式的电子发票和档案数据采集。同时，连接众多合作伙伴，确保企业能够全面、准确地采集到所需的电子发票和档案信息。 -
智能制档：高效准确的制档流程
合思档案通过规则引擎自动组装档案，实现字段映射，使得查阅更加便捷。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保电子发票和档案数据的真实性、完整性、合规性和可用性。在制档过程中，能够自动识别和处理各种异常情况，提高制档效率和质量。 -
档案管理：精细管控的管理体系
在档案管理方面，合思档案提供了权限管理精准管控的功能，能够根据不同用户的角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全性。档案目录灵活扩展，企业可以根据自身的业务需求和管理要求，自定义档案目录结构。系统规范预置档号，使得档案管理更加规范化、标准化。 -
档案应用：便捷高效的应用体验
合思档案的档案应用功能丰富多样。多维检索功能能够满足企业在不同场景下的查询需求，用户可以根据关键词、时间、类别等多种条件进行快速检索。一站式预览穿透联查功能，让用户在查询档案时能够快速获取相关的详细信息。同时，支持外部系统调阅、可视化盘点和档案借阅服务，方便企业内部各部门之间以及与外部机构之间的档案共享和利用。
用户收益：为不同角色带来价值提升
合思档案为企业的不同角色带来了显著的收益。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，将电子发票和财务档案中的数据进行整合和分析，为企业的决策提供有力支持。保障合规管理，确保企业在电子发票管理及财务档案管理方面符合相关法律法规的要求。助力企业决策数智化，通过对档案数据的深入分析，为企业的战略规划、业务拓展等提供数据依据，实现降本增效。
归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，减少手工操作的工作量，实现档案数据同源和透明流转。在电子发票管理及档案管理过程中，数据能够自动采集、整理和归档，财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
对于外部审计机构来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统一键查询借阅所需的电子发票和财务档案，减少与财务人员的重复沟通，提高审计工作效率。
典型场景：全生命周期管理覆盖
合思档案适用于企业的各个管理环节，能够实现电子发票管理及财务档案的全生命周期管理。
在档案采集环节，合思档案能够自动采集电子发票和相关的业务数据，确保数据的准确性和完整性。预归档环节，系统能够对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。基础管理环节，实现对电子发票和财务档案的存储、维护和更新等操作。档案服务环节，为企业内部各部门和外部机构提供档案查询、调阅、借阅等服务。统计分析环节，通过对档案数据的统计和分析，为企业的决策提供数据支持。
同时，合思档案还能满足不同业务场景下的档案关联、匹配、检测和调阅需求。无论是企业的日常经营活动，还是重大项目的实施，都能通过合思档案实现高效的电子发票管理及财务档案管理。
客户成功案例：真实见证解决方案成效
众多企业通过使用合思档案，成功解决了电子发票管理及财务档案管理方面的难题，实现了显著的效益提升。
年单据量2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理和手工作业低效的问题。合思档案帮助该企业实现了业财一体、管理自动化和降本增效。电子发票和财务档案能够自动采集、整理和归档，大大提高了工作效率，降低了管理成本。
集团型企业往往存在档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案为集团型企业提供了标准化的档案管理解决方案，实现了标准化落地和低碳环保。各子公司的电子发票和财务档案能够按照统一的标准进行管理，提高了集团整体的管理效率。
多系统数据互联企业在电子发票管理及档案管理方面，常常面临着档案管理低效和数据分散的问题。合思档案实现了企业多系统数据的统一储存，确保业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。企业可以通过一个平台对所有的电子发票和财务档案进行集中管理和利用。
K12民办教育集团在档案采集、存储、整理和利用方面存在低效问题。合思档案帮助该集团形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。电子发票和财务档案能够在不同部门之间实现快速流转和共享，为教育集团的财务管理提供了有力支持。
拥抱数字化档案管理新时代
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点和显著的客户成效，能够有效帮助企业解决电子发票管理及财务档案管理难题。在数字化时代，企业需要紧跟时代步伐，积极采用先进的管理工具和技术，提升自身的管理水平和竞争力。
如果您的企业也面临着电子发票管理及财务档案管理方面的类似问题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的服务，拥抱数字化档案管理新时代。
