在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐日益加快，全流程无纸化时代已然悄然降临。在这个变革的时代，合思作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其前瞻性的技术和卓越的服务，推出了合思档案管理平台。该平台犹如一把精准的钥匙，为众多企业打开了电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的解决之门。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深度探寻合思档案解决方案的独特魅力和显著成效。
好想你：传统财务档案管理的困境突围
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司拥有超过1000名员工，400多家全国门店，以及18家归档主体，业务规模蒸蒸日上。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的财务档案管理模式却如同一块沉重的巨石，制约着公司的进一步发展。
在费控报销的全流程中，归档环节可谓是困难重重。财务人员在进行归档操作时，需要花费大量的时间和精力去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要反复核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，即使小心翼翼，档案遗失的情况也难以完全避免。一旦档案遗失，后续的查询和补全工作将变得异常繁琐，严重影响工作效率。
查找难也是传统纸质档案管理的一大痛点。纸质档案的存储受限于时间和空间的双重约束，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，不仅浪费了大量的时间，还可能因为找不到所需档案而耽误重要的业务流程。这种低效的查找方式在费控报销的审核和核算过程中表现得尤为明显，极大地影响了报销流程的顺畅进行。
成本高同样是传统财务档案管理无法回避的问题。大量的纸质档案需要占据大量的存储空间，企业不得不投入巨额资金用于租赁档案库房。同时，为了管理这些档案，还需要配备专门的人力进行整理、保管和查找，人力成本也居高不下。在费控报销的整体成本中，档案管理成本占据了相当大的比例，给企业带来了沉重的负担。
此外，传统的纸质档案管理办法在合规性方面也存在严重不足。随着电子文件的大量涌现，纸质档案管理办法已经无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在费控报销过程中，电子凭证的合规性和安全性至关重要，一旦出现问题，可能会给企业带来巨大的法律风险和经济损失。
合思档案：量身定制的费控报销解决方案
针对好想你公司在费控报销和财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全方位的解决方案。
打破壁垒数据同源，为财务人员实现便捷利用。合思档案管理平台通过先进的技术手段，打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。在费控报销过程中，财务人员可以通过一键联查功能，快速获取与报销相关的所有数据，包括单据、发票、回单和凭证等。无论是在审核报销申请时需要查看发票的真实性，还是在进行账务处理时需要核对凭证的准确性，都可以在平台上轻松实现。这种便捷的操作方式大大提高了财务人员的工作效率，减少了人为错误的发生，使得费控报销流程更加顺畅。
自动组装审计便捷，提升审计效率。在内外审计过程中，合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化和高效化。平台可以自动对报销数据进行分类、整理和分析，生成详细的审计报告。审计人员可以通过平台快速定位到需要审核的报销记录，查看相关的凭证和单据，大大缩短了审计时间。同时，由于平台的数据具有高度的准确性和完整性，审计结果更加可靠，为企业的合规运营提供了有力保障。
实物高效管理，实现电子与实物的精准匹配。合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的一一对应。在费控报销过程中，每一份报销凭证都有对应的电子档案和二维码。当需要查阅实物档案时，查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位到实物档案的存放位置。这种高效的管理方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险，为企业的档案管理提供了更加安全可靠的保障。
显著成效：费控报销成本大幅降低
通过合思档案管理平台的实施，好想你公司在费控报销和财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，实现了大幅减少。合思档案管理平台的自动化功能和便捷的操作方式，使得财务人员在费控报销和档案管理过程中的人工耗时减少了90%。原本需要花费大量时间进行的单据核对、凭证整理和档案查找等工作，现在可以在短时间内轻松完成。这不仅提高了财务人员的工作效率，还让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
总部接收管理耗时也大幅减少。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和处理各部门的报销档案。而合思档案管理平台实现了档案的电子化传输和集中管理，总部可以实时接收和处理各部门的报销数据，管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加及时地掌握公司的财务状况，为公司的决策提供更加准确的数据支持。
借阅管理方面，管理耗时也减少了67%。合思档案管理平台的虚拟档案库房和二维码技术，使得档案的借阅管理更加高效。查阅者可以通过平台快速查询和借阅所需的档案，无需再像以前那样在纸质档案中苦苦寻找。这不仅提高了档案的借阅效率，还减少了档案的损坏和丢失风险。
在成本节约方面，效果同样显著。通过减少人工耗时、降低存储成本和提高工作效率，好想你公司预计每年可减少综合成本20万元。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一笔可观的节约，为企业的发展提供了更多的资金支持。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和优质的服务，成功帮助好想你公司解决了费控报销和财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将继续发挥其技术优势和行业经验，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源在费控报销和财务管理中发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临类似的费控报销和财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台的详细信息，并可以免费试用，开启企业财务数智化的新征程。
