在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，凭借卓越的技术和创新能力，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型和业财融合的道路上也并非一帆风顺。动力源自2011年就开启了这一征程，先后自建多个系统，试图提升财务效率和管理水平。但现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期目标存在较大差距。尤其是在发票数字化流程方面，遇到了诸多棘手的问题，严重影响了企业的财务运营效率和管理质量。
转型痛点：发票数字化流程困境凸显
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多系统操作：体验差合规难
动力源的员工在处理报销事务时，面临着极为繁琐的操作流程。申请单需要在各个系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能通过手工进行。在发票数字化流程不完善的情况下，假票、错票、重票的情况难以避免，这不仅增加了财务风险，还让差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在发票数字化流程缺失有效整合的情况下，无法对业务运营进行及时调整和决策，严重影响了企业的管理效率和竞争力。 -
业务复杂：报销模式多样稽核难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，在发票数字化流程缺乏有效管控的情况下，进一步增加了财务处理的难度和复杂性。 -
架构繁杂：流程繁复一致性难保
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司提交出差申请的方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在发票数字化流程不顺畅的情况下，这一系列问题严重影响了企业的运营效率和管理质量。
合思方案：重塑发票数字化流程
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系统集成：数据同步实时归集
合思针对动力源的问题，在系统集成方面采取了有效措施。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为发票数字化流程提供了坚实的数据基础。 -
无需报销：消费合规财务减负
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费实现了免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作有效简化了发票数字化流程，降低了财务工作的压力和风险。 -
连接能力：打破壁垒提升效率
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，优化了发票数字化流程。
实施步骤：精心推进发票数字化流程建设
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作。整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。在项目实施过程中，双方高层领导高度重视，项目组成员共同努力，积极推进发票数字化流程的建设。最终，于2021年5月1日，7家公司成功上线合思的解决方案，标志着发票数字化流程在动力源取得了阶段性的成果。
成果效益：发票数字化流程显成效
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操作革新：效率提升成本节约
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。发票数字化流程的优化，让企业在财务运营方面实现了降本增效。 -
员工体验：流程简化消费便利
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。发票数字化流程的改善，让员工能够更加专注于业务工作。 -
财务优化：合规管控精力释放
在财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，发票数字化流程的完善为财务工作带来了质的飞跃。 -
管理升级：全程管控决策精准
合思的解决方案实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。发票数字化流程的有效实施，为企业的管理决策提供了有力支持。
客户评价：认可发票数字化流程价值
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能在第一时间解决问题。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了发票数字化流程在企业财务转型中的重要价值。
众多像动力源这样的专精特新企业，都通过合思的财务数字化解决方案，尤其是发票数字化流程的优化，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效财务之旅，现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，体验发票数字化流程带来的变革。
