会计档案电子化管理：解锁企业财务档案新境界

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革犹如一场风暴，让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困扰。财务人员则要手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。从成本角度看，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。虽然从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，严重影响了企业全面数字化进程。

合思档案：多元角色的贴心解决方案

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，提供了全面且贴合不同角色需求的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，大大提高了工作效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需再与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案功能：全流程精细管控

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在数据采集环节，合思档案展现出强大的灵活性和高效性。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：大幅降低人工成本
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准权限与灵活分类
  档案管理方面，合思档案具备权限管理、精准管控功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维检索与深度追溯
  档案应用功能丰富多样。支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案核心亮点：合规高效创新

• 合规性：紧跟政策确保安全
  合思档案高度重视合规性。它符合国家政策要求，依据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策，实现电子会计档案合规性管理，满足档案全生命周期管理闭环要求。通过“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 高效性：海量数据秒级处理
  高效性是合思档案的显著优势。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。智能制档减少90%人工匹配工作量，档案采集、制档、管理、应用等环节流程简化，极大地提高了工作效率。

• 创新性：领先方案全面覆盖
  创新性方面，合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装。其档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角保障档案证据链完整性；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查实现实物档案全流程管理定位。

• 连接性：广泛集成打破孤岛
  在连接性上，合思档案广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，支持与多个合作伙伴系统集成，打破数据孤岛，实现数据共享。

合思档案价值：全方位提升企业效益

合思档案为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效收紧企业“钱袋子”。

它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。最终实现企业效益最大化，资源重组，满足企业合规要求，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，助力企业打响数字化转型决胜之战。

合思档案典型场景：适配多元企业需求

• 事业单位及央企：合规整合提效
  对于事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等，合思档案可满足其档案管理的合规性要求，实现档案数据的有效整合和利用，提高管理效率。

• 行业领军企业：转型低碳发展
  行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等，通过合思档案实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

• 国家试点企业：保障试点顺利
  国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等，借助合思档案参与电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点，保障试点工作的顺利进行。

• 年单据量大企业：解决管理难题
  对于年单据量较大的企业，如案例中提到年单据量2.6亿的企业，合思档案可解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

合思档案成功案例：实践验证实力

• 海量单据企业：自动化管理降成本
  年单据量2.6亿的企业，采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 集团型企业：单套制管理显成效
  共享中心统建的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统互联企业：打破壁垒控成本
  多系统数据互联的企业，运用合思档案后，统一储存档案数据，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现数据共享，全生命周期管理可控，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化流程提效率
  中国最大的K12民办教育集团之一，借助合思档案形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：独特优势领航行业

合思档案的市场定位是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

其差异化优势显著。拥有广泛连接的生态，能连接各类异构业财系统；具备双轮驱动的模式创新，结合多种解决方案满足不同场景需求；自主研发的“无需报销”解决方案及相关工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放；在电子会计档案管理领域有丰富的功能和服务，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等，能为企业提供全方位、个性化的档案管理服务。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉，具备强大的实力和市场认可度。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、专业的服务支持。

在未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更全面的财务数智化解决方案。合思档案能帮助企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，选择合思档案，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现可持续发展。如果您想体验合思档案带来的高效、合规的会计档案电子化管理，不妨点击链接免费试用，开启全新的财务档案管理之旅。