在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这意味着企业财务档案管理必须直面新挑战，加快信息化建设的步伐。传统档案管理在这个新时代显得力不从心，高成本、低效率、高合规风险等问题如影随形。
纸电混合时代，企业各层级人员都在为档案管理问题所困扰。企业高管面对纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金，而且储存占地问题严重，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而浪费大量时间。
传统档案管理的成本问题十分突出。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本同样不可小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，传统档案管理还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在诸多问题，纸质文件储存难题尚未解决，数据存储线下载体的原生性问题也需要保障，以确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。
在这样的背景下，合思档案应运而生，作为一款高效发票管理平台，它为企业提供了全新的档案管理解决方案。
领先方案 解锁多元场景
合思档案作为高效发票管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，推动业财融合和财务数字化进程。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，实现应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能 凸显高效优势
合思档案作为高效发票管理平台，具备众多核心功能和显著优势，在提高效率、保障合规、降本增效等方面发挥着重要作用。
智能采集功能采用外部生态和内部采集两种方式。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现，内部则通过 EAI 插件、API 接口等实现。该功能支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，能够满足不同场景的采数需求。
智能制档借助规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
多源采集支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等。
权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义，实现精准管控。
实战案例 见证卓越价值
合思档案作为高效发票管理平台，在不同类型企业的应用中展现出了卓越的实际效果和价值。
对于年单据量达 2.6 亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是困扰企业的难题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，确保电子会计档案合规，积极响应低碳环保政策。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本每年减少 300 册，释放了 1/3 的空间，纸张打印成本每年减少 100 万张纸。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款高效发票管理平台，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也渴望开启财务档案管理的数字化之旅，不妨抓住机遇，选择合思档案。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，您可以拨打 400 – 105 – 6505 咨询，也可以登录网站 www.hosecloud.com 了解更多信息，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步咨询。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值。
