合思档案：解锁数字票据处理新境界，引领财务档案管理变革

在数字化浪潮的席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面数字票据处理的新难题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代的企业在财务档案管理方面也暴露出诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动匹配、核对确认的工作枯燥乏味，极大地消磨了工作热情；业务人员在出差、招待后的报销流程中，也需要留存并上交纸质票据，耗费大量时间和精力。此外，纸质凭证输出的高耗材成本、存储空间的巨大需求以及手工装册归档的重复性工作，都给企业带来了高昂的显性和隐形成本。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案易受不可抗力影响，也增加了企业的合规风险。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效的数字票据处理解决方案。

多元方案：满足企业数字票据处理多样需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足不同企业在数字票据处理和档案管理方面的多样化需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保企业财务档案应收尽收。

单套制解决方案更是独具优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转与电轨运行相结合，线上仅需一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整性，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序和组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，使不同档案类型的归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。此外，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业财务合规。

核心亮点：凸显数字票据处理强大优势

合思档案具备一系列核心功能亮点，在数字票据处理和数据管理方面展现出强大的优势。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，真正实现了多源数据的有效采集。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，同时还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，大大提高了制档效率和准确性。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性和灵活性。

档案管理功能权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

显著收益：实现数字票据处理价值提升

企业使用合思档案能够获得显著的收益，从成本、效率、合规等多个方面体现其价值。

在降本增效方面，合思档案让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本。据统计，使用合思档案可节约70%的纸张成本和75%的整理成本，真正实现了更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了业财融合。通过合思档案，企业能够将各个业务环节的数据进行有效整合，实现数据的流通和共享，为企业的决策提供更有力的支持。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了从数据到决策的转变。审计人员可以通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据进行审计分析工作，充分利用档案数据的价值，为企业的风险管理和内部控制提供有力保障。

此外，合思档案还实现了企业资源的重组，提升了企业效益。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。企业档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，使企业的运营更加高效、有序。

广泛适用：应对各类数字票据处理场景

合思档案具有广泛的适用性，能够应对不同类型企业在数字票据处理和档案管理方面的挑战。

对于集团型企业来说，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题一直是困扰企业的难题。合思档案的单套制管理方案可以实现安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地，实现标准化管理，有效解决了集团型企业的档案管理难题。

对于有多系统数据互联需求的企业，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题严重影响了企业的工作效率和合规性。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可以解决这些问题，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。

对于存在会计档案管理瓶颈的企业，如中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案可以简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，帮助企业突破管理瓶颈。

对于年单据量巨大的企业，如年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案可以多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

成功案例：见证数字票据处理卓越成效

众多企业的成功案例充分证明了合思档案在数字票据处理和财务档案管理方面的卓越成效。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，仅增加了9人。同时，凭证自动化率达到91.6%，向实现财务办公室无纸化迈进，大大提高了工作效率和管理水平。

徐福记多地连锁门店，拥有70多家分公司，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化办公，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率得到了极大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后，实现了业务和财务数据的穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。同时，企业实现了管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决数字票据处理和财务档案管理的难题。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验数字票据处理的全新解决方案，不妨立即联系合思，开启免费试用之旅，感受合思档案带来的优质服务。