发票管理自动化：合思档案引领电子凭证数字化转型新潮流

在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同星星之火，点燃了电子凭证数字化转型的燎原之势。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它就像一把金钥匙，不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，精心挑选各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势：数字化浪潮下的合思机遇

在当前的市场环境中，我国电子凭证改革的加速推进，让电子凭证全流程无纸化成为了不可阻挡的趋势。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，为企业的财务数智化发展带来了新的机遇。

合思档案的推出，正是顺应了这一市场趋势。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了一站式的解决方案。而《电子会计档案实践案例集》的发布，更是如同照亮企业前行道路的明灯，推动我国电子凭证数字化转型不断深入。在发票管理自动化的大背景下，合思档案将助力企业在数字化浪潮中抢占先机。

痛点分析：传统财务档案管理的困境

在传统财务档案管理模式下，不同企业面临着诸多典型问题和挑战。

好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面，遭遇了归档难、查找慢、成本高、不合规等难题。财务人员在归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也时有发生。纸质档案受限于时间和空间，查找起来更是耗费大量时间。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，而且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。

COMMUNE幻师则面临着成本高、效率低、合规难的困境。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。发票管理自动化的缺失，让企业的财务工作陷入了繁琐和低效的泥沼。

云海肴同样面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难的问题。多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险，海量资料的人工查找更是耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在财务档案管理上，整理环节会计档案散落各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节独立档案室管理存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

面对传统财务档案管理的诸多痛点，合思档案提供了一套全面的解决思路和方向。

合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。

财务档案在合思档案的管理下，实现了「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。开放式接口互联自主采集，智能关联自动组装，精准权限管控档案目录灵活扩展，多维检索一站式预览等功能，让财务档案管理变得更加高效、便捷。通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升，包括流程化、系统化、一体化、无纸化等阶段。发票管理自动化在合思档案的解决方案中得到了充分体现，为企业解决了发票管理的难题。

核心模块：合思档案的强大功能

合思档案拥有多个核心功能模块，每个模块都发挥着重要的作用。

智能采集模块，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，让档案数据的采集更加高效、准确。

预归档服务模块，集成服务、规则引擎、元数据服务等，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。发票管理自动化在这个模块中得到了进一步的体现，发票数据能够自动分类和处理，提高了发票管理的效率。

基础管理模块，负责档案存储、检索、借阅、销毁等，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。它为档案的安全管理提供了有力保障。

档案服务模块，提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，多维检索，一站式预览，在线借阅，异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。该模块让档案的利用更加便捷、高效，为企业的决策提供了有力支持。

竞争优势：合思档案脱颖而出

与传统方案相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性等方面具有显著的优势。

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。

合思档案能保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。

合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持。发票管理自动化在合思档案的优势下，能够为企业带来更大的价值。

成功案例：合思档案的实践验证

多个不同行业的企业使用合思档案后，都取得了显著的成果。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云海肴使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。

服务体系：合思的全方位支持

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全面的服务网络和支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。提供全面的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。基于广泛连接的生态，为客户提供全方位的解决方案和技术支持。在发票管理自动化方面，合思的服务体系能够确保企业得到及时、有效的帮助。

结尾：选择合思，开启财务数智化新征程

合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和成功的实践案例，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

随着电子凭证数字化转型的不断加快，合思档案将持续发挥其重要作用，推动企业财务数智化发展。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，相信更多的企业会加入其中，共享财务数智化带来的红利。

如果您也想体验发票管理自动化带来的便捷和高效，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务数智化的新征程！