发票管理自动化：合思档案引领企业档案管理新变革

在数字化浪潮汹涌的当下，数电票时代正以不可阻挡之势席卷而来。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设仿佛在一场激烈的赛跑中，亟待“恶补”落下的课程。

数电票管理有着其独特的要求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。在纸电混合的时代，企业的不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、数据难以分析利用而发愁；财务人员被海量的档案数据和繁琐的整理工作搞得焦头烂额；业务人员则在冗长的报销流程中苦苦挣扎。

企业面临的成本问题不容小觑。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间的需求也极大地浪费了企业资源；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅数据无法有效利用，导致内部协作严重滞后。同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都造成了财税管理的低效。

不过，国家政策为企业带来了福音。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，而且企业需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理难题提供了完美的解决方案。

合思档案：企业档案管理的智慧之选

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它就像一位贴心的管家，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务，帮助企业解决内外交困的档案管理问题。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个功能强大的财务中枢，将企业的各项财务流程紧密连接在一起。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票管理自动化，让发票/回单/凭证/单据/自定义档案能够自动匹配、应收尽收。秉持以客户为中心的服务理念，合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的每一份资源都发挥出最大的价值。

核心功能：开启发票管理自动化新征程

• 多源采集：数据获取的智能先锋
  合思档案的多源采集功能，就像一个神通广大的信息收集器。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集和自主补录零散会计资料。通过发票管理自动化，企业可以轻松地将各种来源的发票数据整合到一起，为后续的管理工作打下坚实的基础。

• 智能制档：高效管理的得力助手
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，让档案管理工作更加高效有序。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。发票管理自动化在这个环节发挥了重要作用，使得发票与其他会计凭证的关联更加准确和高效。

• 专用格式版式文件：灵活存储的创新方案
  合思档案的专用格式版式文件功能别具一格。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案更“灵活”且可扩展性更强。在发票管理自动化的过程中，这种灵活的存储方式能够更好地适应不同企业的需求，提高发票管理的效率和质量。

• 双模式检测：数据安全的坚实保障
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的数据安全提供了坚实的保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。发票管理自动化在这个过程中确保了发票数据的准确性和合规性，为企业的财务管理提供了可靠的支持。

优势对比：凸显发票管理自动化价值

• 成本优势：精打细算的企业管家
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本方面表现出色。它可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，显著降低了企业的显性和隐形成本。通过减少纸质凭证输出耗材成本和档案室等存储空间需求，避免了手工装册归档的重复性工作量，企业可以将更多的资源投入到核心业务中。发票管理自动化在其中起到了关键作用，它减少了发票管理过程中的人工操作和纸张使用，从而降低了成本。

• 效率优势：快速响应的高效引擎
  在效率方面，合思档案同样表现卓越。它的检索效率提升了90%，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。打破物理空间限制，企业员工可以在线自由调阅档案，通过关键词检索快速定位相关档案，降低了查询难度。发票管理自动化使得发票的检索和查询更加便捷，大大提高了工作效率。

• 合规优势：政策遵循的可靠伙伴
  合思档案实现了100%管理合规性，满足国家政策要求。它符合《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策规定，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。发票管理自动化确保了发票的管理符合国家政策法规，避免了企业因合规问题而面临的风险。

• 数据利用优势：挖掘价值的智慧之钥
  合思档案能真正利用档案数据，实现数据价值。它补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。发票管理自动化使得发票数据能够更好地与其他财务数据进行整合和分析，为企业的决策提供有力支持。

应用案例：发票管理自动化的成功实践

• 案例一：某企业的降本增效之路
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，显著提升了工作效率，降低了企业成本。发票管理自动化在这个案例中发挥了重要作用，使得企业的发票管理更加高效和准确。

• 案例二：集团型企业的标准化转型
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。发票管理自动化帮助企业实现了发票管理的标准化和自动化，提高了管理效率和合规性。

• 案例三：企业的高效管理变革
  一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存了各类档案，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。发票管理自动化解决了企业发票管理中的诸多问题，提高了管理效率和数据安全性。

• 案例四：教育集团的数字化升级
  中国最大的K12民办教育集团之一，面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票管理自动化助力教育集团实现了发票管理的数字化升级，提高了财务管理的水平。

合思档案：引领未来，共创辉煌

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思档案不断迭代升级，拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，持续满足企业日益增长的档案管理需求，为企业提供更优质、更高效的服务。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为更多企业提供本地化、专业化的服务。未来，合思档案将携手更多企业共同推动电子会计档案管理的发展。

如果您想体验发票管理自动化带来的便捷和高效，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！