在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的高效运营离不开科学精细的管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借其卓越的设计与制造能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在全球开设了超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业人数达6000+。然而，随着企业规模的不断扩大，在财务档案管理方面，逐渐暴露出一些问题，影响了工作效率和成本控制，尤其是文件检索效率低下，成为了制约企业进一步发展的瓶颈。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，为金牌橱柜提供了针对性的解决方案，有效提升了文件检索效率，让我们一同深入了解。
业务困局：金牌橱柜财务档案管理痛点剖析
随着业务的拓展，金牌橱柜在财务档案管理上的问题日益凸显，严重影响了文件检索效率。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。这些档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印，再通过手工仔细匹配、精心组装、认真装订，最后上架存储。这一系列繁琐的操作，耗费了大量的人力和时间，文件检索时更是无从下手，大大降低了工作效率。
保管环节同样复杂，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。如此繁琐的流程，不仅增加了管理成本，也使得文件检索变得困难重重。
存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案。大量的纸质档案占据了大量的空间，存储成本居高不下。而且在文件检索时，工作人员需要在堆积如山的档案中寻找所需资料，效率极其低下。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式使得每年的实物稽查工作变得异常艰难。工作人员需要人工逐一翻查档案，文件检索效率极低，严重影响了工作的响应速度。
破局之策：合思量身定制解决方案
针对金牌橱柜在财务档案管理方面的诸多痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，显著提升了文件检索效率。
统一存储，打破数据孤岛。合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，采用统一标准进行管理。这一举措使得原本分散的数据集中在一起，提高了数据的可用性和管理效率，让文件检索更加便捷。
业务证据链完整，搭建会计资料之间的紧密关系。以业务为核心构建证据链条，实现业财一体双向穿透。这样一来，在进行审计和查询时，能够快速定位所需文件，大大提高了文件检索效率。
数据共享，一站式查阅。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，工作人员可以便捷高效地查阅所需文件，减少了查找时间，文件检索效率得到了质的提升。
银行回单无纸化，海量银行回单实现自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的存储压力，还降低了成本，同时也提高了文件检索的准确性和效率。
落地实施：解决方案的精准执行
合思团队深知，一个好的解决方案需要精准的实施才能发挥最大的效果。为了提升金牌橱柜的文件检索效率，合思团队采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思团队与金牌橱柜进行了深入的沟通。他们详细了解了金牌橱柜的业务流程和需求，为制定个性化的解决方案奠定了基础。通过与各部门的交流，合思团队准确把握了金牌橱柜在财务档案管理方面的痛点和期望，确保解决方案能够真正满足企业的实际需求。
接着，合思团队逐步对接金牌橱柜的各个系统，实现数据的采集和整合。这一过程需要高度的技术能力和耐心，合思团队凭借其专业的技术和丰富的经验，成功将各个系统的数据进行了整合，为提升文件检索效率提供了数据基础。
为了确保员工能够熟练使用新的电子会计档案管理系统，合思团队对员工进行了全面的培训。培训内容涵盖了系统的操作方法、功能介绍以及常见问题的解决方法等。通过培训，员工们能够快速上手，熟练运用系统进行文件检索，提高了工作效率。
最后，合思建立了完善的服务体系。在实施过程中，难免会出现一些问题，合思团队及时响应，为金牌橱柜解决了各种难题。他们的专业服务确保了解决方案的顺利实施，也为提升文件检索效率提供了有力的保障。
显著成效：解决方案带来的丰硕成果
经过一段时间的实施，合思为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成效，文件检索效率得到了大幅提升。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着原本需要花费大量时间进行档案匹配的工作，现在只需要花费原来的16%的时间。大大提高了工作效率，节省了人力成本，让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案查询耗时减少了80%，员工能够更快速地获取所需档案信息。在以往，查询一份档案可能需要花费数小时甚至数天的时间，而现在只需要几分钟就能完成。这极大地提升了工作响应速度，使得企业能够更加敏捷地应对各种业务需求。
预估节省总体成本30万+/年，包括打印成本、存储空间成本等。通过实现银行回单无纸化和电子档案管理，减少了纸质文件的使用和存储，降低了企业的运营成本。同时，提高的文件检索效率也间接为企业带来了经济效益。
档案合规性达到100%，确保了财务档案管理符合相关法规要求。合思的解决方案不仅提升了文件检索效率，还保证了档案管理的规范性和合法性，为企业的稳定发展提供了坚实的保障。
客户赞誉：金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效地解决了他们在财务档案管理方面的痛点，尤其是显著提升了文件检索效率。新的电子会计档案管理系统操作简便，员工容易上手，大大减轻了他们的工作负担。通过与合思的合作，企业实现了档案数据的智能化管理，为企业的数字化转型奠定了基础。这不仅提高了企业的运营效率，还增强了企业的竞争力。
在当前经济环境下，如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，文件检索效率低下，不妨借鉴金牌橱柜的成功经验，选择合思的电子会计档案管理解决方案。合思拥有丰富的经验和专业的团队，能够为您提供全方位的服务。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，让合思帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您还可以免费试用我们的解决方案，亲身体验文件检索效率提升带来的便利。
