在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且在政策层面，电子发票的接收合法合规，早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档。
这一变革给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本巨大、储存占地的问题，而且档案数据难以分析利用；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐不堪。高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，严重浪费企业资源，导致内部协作滞后和财税管理低效。因此，企业的信息化建设亟待“恶补”，需要专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有效方案。
合思档案：企业财务档案管理的得力助手
合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它致力于为企业解决内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。使用合思档案，企业可以节约纸张成本和整理成本，大大提升检索效率，同时保障管理的合规性。
合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）等多个方面。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。而且，合思档案能打破物理空间限制，让用户在线自由调阅档案。它预置规则引擎，可自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案。在费用核算系统中，合思档案能够对各项费用的相关档案进行高效管理，确保费用核算的准确性和合规性。
合思档案核心功能：精细管理，高效运营
-
多源采集：数据获取的智慧之道
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。比如，它可以对单张PDF大文件中的多张回单或发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。在费用核算系统中，这些功能能够确保各类费用相关数据的准确采集，为后续的核算工作提供坚实基础。 -
智能制档：档案整合的智能之选
智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。同时，它还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询分析。并且，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障档案的质量。在费用核算系统中，智能制档功能可以将费用相关的各类凭证、单据等进行有效整合，确保费用核算的完整性和准确性。 -
档案管理：精准管控，灵活配置
在档案管理方面，合思档案的权限管理能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等。档案目录也可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。在费用核算系统中，这种精准的权限管理和灵活的目录配置，能够确保费用档案的安全管理和高效利用。 -
档案应用：多维检索，便捷应用
合思档案的档案应用功能十分强大。它的多维检索能够满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索等。还具备一站式预览，穿透联查功能，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能。在费用核算系统中，这些功能可以帮助企业快速准确地查询和应用费用相关档案，提高费用核算的效率。
对比传统：合思档案优势尽显
传统档案管理存在诸多弊端。它有着高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用；同时还存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，纸质档案易损坏。而合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。
在数电票处理上，传统档案管理存在不足。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。合思档案自主研发工具包，有更强大的数据获取、验签、解析能力，并且持续迭代、接口开放。在费用核算系统中，这种强大的处理能力能够确保数电票相关费用档案的准确处理。
传统档案管理在数据存储与应用上难以满足海量电子数据需求。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支撑百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。在费用核算系统中，这意味着可以快速处理和查询大量的费用数据，提高核算效率。
传统档案管理在档案关联和证据链完整性检测上依赖人工，效率低且易出错。合思档案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在费用核算系统中，这可以确保费用相关档案的关联性和完整性，为准确核算费用提供保障。
应用案例：合思档案成效显著
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。在费用核算系统中，这些成果体现了合思档案能够高效处理大量费用相关单据，提高费用核算的效率和准确性。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用核算系统中，这表明合思档案能够优化费用档案管理流程，降低费用核算的成本。
某企业档案管理低效，存在档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多等痛点。使用合思档案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在费用核算系统中，这体现了合思档案能够提高费用档案的管理效率，降低费用核算的时间成本。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理工作复杂，档案利用不便。应用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。在费用核算系统中，这说明合思档案能够解决教育集团费用档案管理的难题，提高费用核算的工作效率。
合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它能帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效、绿色低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效，未来将在企业财务数智化领域发挥更大作用。
