合思档案：解锁企业财务档案管理新密码，提升文件检索效率

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，数电票快速扩张，在收票方面，政策不断肯定电子发票和凭证的法律效力；开票上，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合时代，企业各层级人员都承受着巨大的压力。企业高管要面对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理繁琐的问题所困扰；业务人员更是饱受报销流程繁琐之苦。

不仅如此，传统的纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本居高不下，且对存储空间的需求极大；高隐形成本表现为手工装册归档工作量繁重，数据利用效率低下；高合规风险则体现在电子会计凭证管理手段的缺失以及纸质档案容易损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时企业也需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全新的财务档案管理解决方案，有效提升文件检索效率。

解密合思档案：单套制电子会计档案管理先锋

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。合思创立于2014年，作为专精特新企业，累计融资超15亿元人民币。公司始终秉承以客户为中心的服务理念，在多地设有研发中心和直营服务网络，拥有众多付费企业和用户。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过使用合思档案，企业能够解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升文件检索效率90%、保证管理合规性100%。

洞察合思档案核心功能：开启高效档案管理之旅

• 多源采集：数据汇聚的智慧之道
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，从而有效提升文件检索效率。

• 智能制档：精准关联的高效之法
  智能制档环节，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，进一步提升文件检索效率。

• 档案管理：精细管控的安全之盾
  档案管理中，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保文件检索的准确性和高效性。

• 档案应用：多维利用的便捷之门
  在档案应用方面，多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，极大地提升了文件检索效率。一站式预览能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，可可视化盘点档案数据。档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案VS传统档案管理：优势尽显

传统档案管理存在诸多弊端，而合思档案则优势明显。传统档案管理有着高显性成本、高隐形成本和高合规风险，而合思档案应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，有效提升文件检索效率。

传统档案管理在整理、保管、检查、利用等环节人工操作多、效率低，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值，提升文件检索效率。

传统档案管理中电子会计凭证文件无有效管理手段，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，提高文件检索效率。

传统档案管理难以实现实物档案的精细化管理，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，提升文件检索效率。

合思档案企业实践：成效显著

• 某年单据量2.6亿企业的变革之路
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标上凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多，文件检索效率也得到了极大提升。

• 重型装备制造商的档案管理蜕变
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，文件检索效率大幅提高。

• 某企业的档案管理优化之旅
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，文件检索效率显著提升。

• 民办教育集团的会计档案管理升级
  中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、完成业务证据链搭建，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，文件检索效率得到有效提升。

合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它能携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统。

合思档案拥有众多成功的客户案例，得到了如世界500强海亮教育、2023年中国500最具价值品牌徐福记等企业的认可和好评，证明了其在实际应用中的有效性和可靠性。合思在北京、上海等多地设有办公地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，官网为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业进一步了解和使用合思档案产品。如果您想亲身体验合思档案带来的高效文件检索效率和卓越的档案管理服务，不妨点击官网链接进行免费试用。