在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业先锋，在这场转型之旅中与合思携手，借助智能费用控制机制，成功攻克财务难题，实现了降本增效与合规经营的双赢。
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的卓越地位。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。同时，公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，为财务数字化转型带来了诸多挑战。
传统模式困境：财务数字化转型的绊脚石
动力源在财务数字化转型的道路上并非一帆风顺。早在2011年，公司就开始了系统自研之路，虽然实现了部分操作流程的线上化，但整体流程复杂，系统之间的壁垒如同坚冰般难以打破。到2021年与合思合作时，传统手工报销模式的弊端愈发凸显。
多系统操作体验差是首要问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作让人苦不堪言。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工完成，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，效率低下。
系统割裂更是加剧了问题的严重性。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
业务覆盖面广、报销模式复杂也是动力源面临的一大挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式不同，进一步增加了报销的难度。
合思方案出击：智能费用控制机制的破局之道
面对动力源的困境，合思凭借其先进的智能费用控制机制，为其量身定制了针对性的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统的繁复操作。
在产品应用上，合思的无需报销模式对商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。同时，消费受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思的系统连接能力也十分强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
分步实施推进：智能费用控制机制的落地之路
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，确保智能费用控制机制能够在动力源顺利落地。
首先是系统集成阶段。合思团队完成了动力源HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合。这一步是整个解决方案的基石，为后续的流程优化和效率提升奠定了坚实的基础。
接着，逐步推广无需报销模式。合思引导员工适应因公消费免垫资、免开票的新流程，同时对财务人员进行培训，让他们掌握统一对账、自动拆分子对账单等新操作。在这个过程中，合思通过持续的沟通和支持，帮助动力源的员工顺利过渡到新的模式。
最后，持续优化系统连接。合思利用Open API和自定义流程引擎技术，不断完善第三方系统的对接，保障业务数据的跨系统同步和高效处理。通过持续的优化，智能费用控制机制在动力源的运行更加稳定和高效。
显著成果彰显：智能费用控制机制的价值体现
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源取得了显著的成果，智能费用控制机制的价值得到了充分体现。
在效率提升方面，员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了员工的满意度，也为企业节省了大量的人力成本。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松便捷。
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度评价认可：智能费用控制机制的口碑见证
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思智能费用控制机制的认可和信任。
在当前竞争激烈的商业环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已助力众多像动力源这样的企业实现财务数字化转型，取得显著成效。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程，现在还可以免费试用合思的智能费用控制机制，感受其带来的便捷与价值。
