智能费用控制机制助力企业财务数字化转型

在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营、降本增效的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，整体流程依然复杂，系统壁垒高，实际效果与预期差距较大。直到2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，借助智能费用控制机制，才逐步解决了当时面临的诸多痛点。

转型痛点凸显：企业财务数字化之困

• 多系统操作：体验差合规难
  在财务数字化转型初期，动力源面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。智能费用控制机制能够有效解决这些问题，实现数据的自动化处理和流程的优化。

• 系统割裂：数据分散信息滞后
  同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。这种系统割裂、数据分散、信息滞后的情况，严重影响了企业的决策效率和运营效果。智能费用控制机制可以打破系统壁垒，实现数据的实时共享和联动，为管理者提供准确、及时的决策依据。

• 业务复杂：报销模式挑战多
  动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这使得报销流程更加复杂。智能费用控制机制能够根据不同的业务场景和费用类型，提供个性化的报销解决方案，简化报销流程，提高报销效率。

• 组织架构：流程繁复难统一
  随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。智能费用控制机制可以对企业的组织架构和业务流程进行梳理和优化，实现流程的标准化和统一化，提高企业的管理效率。

合思方案出击：智能费用控制破局

• 系统集成：打破数据孤岛
  在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。智能费用控制机制在系统集成中发挥了重要作用，确保了数据的准确传输和实时共享。

• 产品应用：重塑商旅报销流程
  合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。智能费用控制机制贯穿于整个无需报销模式中，实现了费用的精细化管理和自动化处理。

• 连接能力：打破数据流转壁垒
  合思的系统连接能力强大，其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。智能费用控制机制通过强大的系统连接能力，实现了企业内部各系统之间的无缝对接和数据的高效流转。

方案实施有序：确保落地见效

• 集成准备：调研梳理数据
  在实施解决方案的过程中，首先要进行系统集成的准备工作。合思对动力源现有系统进行了全面的调研和数据梳理，确保合思费控系统能够准确地与HR系统、BPM系统等进行对接。通过详细的调研和梳理，为后续的数据同步和系统上线奠定了坚实的基础。智能费用控制机制在这个阶段，指导着数据的分类和整理，确保数据的准确性和完整性。

• 数据同步：测试验证准确
  在数据同步阶段，合思按照预定的规则和流程，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构以及BPM系统中的订单数据逐步同步到合思费控系统中。同时，进行了多次测试和验证，确保数据的准确性和完整性。每一次的数据同步和测试，都是为了让智能费用控制机制能够更好地发挥作用，为企业提供精准的费用管理支持。

• 模式推行：培训沟通协调
  对于无需报销模式的推行，合思先进行了内部培训和宣传，让员工了解新的报销流程和优势。同时，与相关供应商和合作方进行了沟通协调，确保消费环节的顺畅对接。通过有效的培训和沟通，让员工能够快速适应新的报销模式，智能费用控制机制也能够在实际应用中得到更好的贯彻和执行。

• 上线维护：监控优化调整
  在系统上线后，合思安排了专业的技术支持团队进行实时监控和维护。一旦出现问题，能够及时解决，并根据实际运行情况对系统进行优化和调整。通过持续的监控和优化，智能费用控制机制能够不断适应企业的发展变化，为企业提供更加高效、稳定的费用管理服务。

成果效益显著：见证智能费用控制力量

• 效率提升：周期缩短成本节约
  合思的解决方案为动力源带来了显著的效率提升。员工报销周期由普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这得益于智能费用控制机制对报销流程的优化和自动化处理，让企业在人力和时间成本上都得到了极大的节约。

• 员工体验：填报简化消费无忧
  对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松和愉快。智能费用控制机制从员工的角度出发，优化了报销体验，提高了员工的满意度。

• 财务减负：合规结算价值提升
  在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，让财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。智能费用控制机制为财务人员提供了强大的支持，让他们能够更好地发挥专业优势。

• 管理升级：全程管控决策高效
  在管理方面，合思的解决方案实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，让管理者能够实时了解企业经营数据。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。智能费用控制机制为企业的管理决策提供了有力的支持，提升了企业的管理水平和竞争力。

客户评价认可：彰显合思专业实力

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了智能费用控制机制在企业财务数字化转型中的重要作用。

在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，财务数字化转型已成为企业发展的必然趋势。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，其智能费用控制机制已帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让合思助力您的企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现更有效的发展。现在，您可以免费试用合思的智能费用控制机制，亲身感受它为企业带来的巨大价值。