合思档案：开启企业高效财务档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代，企业各层级人员都面临着诸多痛点。

企业高管承受着纸质档案管理成本的重压，不仅花费巨大，而且存储占地，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这极大地影响了企业决策的科学性。财务人员则深陷档案数据的海洋，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们疲惫不堪。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

同时，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化的过程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存的问题依然存在，数据存储也依赖线下载体。

面对这些问题，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一剂良药。

合思档案：满足多元角色需求的智慧之选

• 高管决策的得力助手
  对于 CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的参谋。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。在数字化转型的征程中，合思档案能够提升财务服务效率，帮助企业打响数字化转型的决胜之战。通过借助数字化手段，它可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

• 财务人员的效率利器
  对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 外部审计的便捷通道
  对于外部审计，合思档案提供了极大的便利。它可实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的档案管理服务。

合思档案功能：全面助力档案管理

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据的全面采集。

• 智能制档：精准关联与业务融合
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，实现了财务与业务的深度融合。

• 档案管理：灵活定制的权限与目录
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业提供了高度灵活的档案管理模式。

• 档案应用：高效精准的查询与追溯
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，大大提高了文件检索效率。

合思档案核心亮点：合规高效灵活创新

• 合规性：严格遵循标准保障数据安全
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。它满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为企业的财务档案管理提供了坚实的合规保障。

• 高效性：海量数据处理的速度与精准
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。合思档案能实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，显著提高了文件检索效率和档案管理效率。

• 灵活性：灵活扩展满足多样需求
  档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让企业能够根据自身需求灵活定制档案管理方案。

• 创新性：实物档案管理的全新模式
  实物备查解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为企业的档案管理带来了全新的理念和方法。

合思档案价值体现：降本增效数据激活

• 降本增效：显著降低成本提升效率
  合思档案可节约纸张成本 70%，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，管理合规性达到 100%。它帮助企业告别传统手工归档，档案不打印，降低企业的显性和隐性成本，提高了企业的经济效益。

• 数据利用：让数据成为决策的驱动力
  合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”，为企业的决策提供了有力的数据支持。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它促进了企业内部资源的优化配置，提高了企业的运营效率和竞争力。

• 绿色低碳：响应双碳目标推动可持续发展
  合思档案助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，为企业的可持续发展做出了积极贡献。

合思档案典型场景：不同企业的理想之选

• 海量单据企业：高效管理告别繁琐
  对于年单据量 2.6 亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，大大提高了文件检索效率和档案管理效率。

• 集团型企业：统一标准合规运营
  对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 多系统互联企业：无缝集成高效协同
  对于多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，提高了文件检索效率和企业内部的协同效率。

• 教育集团企业：精准梳理高效利用
  对于中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题，合思档案的数据集成方案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，提高了教育集团的档案管理效率和文件检索效率。

合思档案成功案例：实力见证卓越成效

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，显著提高了工作效率和服务能力。

徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，降低了企业的运营成本。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，提高了企业的管理效率和决策的科学性。

合思档案市场定位与差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，受到众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业的选择。

其差异化优势明显，合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。提供大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等多种特色解决方案，满足企业不同需求。具备“四性检测 +业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

合思档案能助力企业解决“纸 +电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业提供优质的服务和支持。

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