费用核算系统助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设急需加强。

在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储，还占据了大量空间。而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于大量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对确认不仅耗费时间，还容易出现错误。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据的处理耗费了大量时间和精力。

企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细导致数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体的困扰。

合思档案：财务档案管理的智慧之选

合思档案作为解决企业财务档案管理痛点的得力方案，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。公司已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达到100%。它具备多种强大能力，拥有自主研发工具包，数据获取、验签、解析能力更强大，并且持续迭代、接口开放。还可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。

功能全景：合思档案的多元魅力

合思档案功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

其电子会计档案全生命周期管理功能完善。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；还有统计分析和应用层功能，如进销项统计、辅助审计等。

合思档案支持多源采集，接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

在智能制档方面，规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

核心亮点：合思档案的独特优势

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

专用格式版式文件优势明显，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

大数据解决方案强大，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备海量数据匹配引擎和映射引擎，有专利技术支撑。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

角色价值：合思档案惠及多方

对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务而言，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

从企业整体来看，合思档案是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景：合思档案的广泛应用

在报销业务场景中，合思档案可对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节进行档案关联规则梳理，将发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，通过规则引擎完成档案证据链组装，进行完整性检测，保障财务合规。

数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物档案管理场景，合思档案可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）。

档案查询调阅场景，合思档案支持多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

成功案例：合思档案的实力见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案的差异化竞争力

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思档案获得了诸多认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收、福布斯中国科技50强、通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等，体现了其技术实力和可靠性。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案的解决方案丰富多样，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，在档案扩展、证据链完整性检测、共享调阅、数电票处理、实物备查等方面都有独特的解决方案。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断优化和完善，持续为企业提供更高效、更智能、更合规的财务档案管理解决方案，帮助企业更好地应对未来的挑战。众多知名企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都选择了合思档案，已经取得了显著的成效。企业不应错过这一提升财务档案管理水平、实现数字化转型的机会。现在就拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或微信小程序，免费试用合思档案，开启财务档案管理的数字化之旅。