在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是时代发展的必然趋势，更是财务数智化转型的必由之路。
电子凭证全流程无纸化，宛如一把金钥匙，开启了财务数智化管理的新大门。它优化了企业的管理流程，让企业摆脱了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，它还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的财务数智化转型提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。接下来，我们将深入剖析合思档案如何帮助金牌橱柜家居科技股份有限公司实现财务数智化转型。
金牌橱柜：财务档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域占据着举足轻重的地位。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定的“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，在全球拥有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地，92 家归档主体，企业员工人数超过 6000 人。
随着企业的不断发展壮大，其财务档案管理的工作量也与日俱增。年记账凭证量高达 2198061 张，年业务单据量为 494949 张，年银行回单量达到 177744 张，年发票量为 123247 张。如此庞大的财务数据，给档案管理带来了巨大的挑战。
在整理环节，会计档案分散在各个系统中，数据难以整合和利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，耗费了大量的时间和精力。在保管环节，财务档案需要在财务部门临时保管 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门，流程繁琐。在存储环节，企业设立了独立的档案室来存放纸质档案，不仅占用了大量的空间，还增加了管理成本。在管理利用方面，企业主要采用纸质档案管理方式，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。而且，在进行报销记录查询时，更是困难重重，财务人员需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找所需信息。
合思方案：精准破解管理难题
针对金牌橱柜在财务档案管理方面的痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的财务数据不再分散在各个系统中，而是集中存储在一个平台上，方便了数据的管理和利用。同时，统一的标准也使得数据的处理更加规范和高效，为后续的报销记录查询等工作提供了便利。 -
业务证据链完整：实现业财一体穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务角度深入了解财务数据的来源和背景，也可以从财务数据反推业务情况。在进行报销记录查询时，财务人员可以通过完整的业务证据链，快速准确地了解每一笔报销的业务背景和相关信息，提高了查询的效率和准确性。 -
数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。财务人员只需在平台上输入相关关键词，即可快速找到所需的档案信息。无论是查询报销记录还是其他财务资料，都变得便捷高效。这种一站式的查阅方式，大大节省了财务人员的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
针对金牌橱柜海量银行回单管理的难题，合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单管理的效率。在进行报销记录查询时，财务人员可以直接在平台上查询电子银行回单，无需再去寻找纸质回单，进一步提升了查询的便捷性。
显著成果：数据见证方案成效
合思档案解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，一系列数据有力地证明了方案的有效性。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。原本需要花费大量时间进行的档案匹配工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大缩短了时间，提高了工作效率。在档案查询方面，耗时减少了 80%。财务人员在进行报销记录查询等工作时，能够快速准确地找到所需信息，不再需要在繁琐的纸质档案中苦苦搜寻。
在成本控制方面，预估每年节省总体成本 30 万以上。这主要得益于银行回单无纸化管理、减少打印成本和存储空间成本等方面。同时，合思档案还确保了档案的合规性达到 100%。通过规范的管理流程和严格的审核机制，保证了财务档案的准确性和完整性，为企业的合规经营提供了有力保障。
合思档案：引领财务数智化未来
合思档案在帮助金牌橱柜实现财务数智化转型的过程中，充分展现了其强大的功能和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效用。
展望未来，合思档案有望在更多企业中得到广泛应用。随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，越来越多的企业将面临财务数智化转型的需求。合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，将为企业提供更加优质的解决方案，助力企业实现财务管理的转型升级。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。“未来财务用合思，让有限更有效”，合思档案将继续秉持这一理念，为企业的财务数智化转型贡献力量。如果您也想提升企业的财务管理水平，不妨免费试用合思档案，开启财务数智化转型的新篇章。
