在当今财务数智化转型的浪潮中，电子会计档案正扮演着愈发关键的角色。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同激昂的号角，宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，让企业摆脱传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，宛如一座知识宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义。无论是日常的报销记录查询，还是企业整体的财务数字化管理，都能从中找到有益的启示。
电子会计档案市场新态势
在当前的市场环境下，我国电子凭证改革不断加速。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，接下来，解决电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”问题成为关键，这也将进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正迈入数字化时代。电子凭证全流程无纸化不仅能优化管理流程，还能降低企业成本，实现绿色发展。同时，国家政策也在大力推动电子发票报销、入账、归档等工作的开展，企业顺应这一趋势进行财务数字化转型势在必行。在这个过程中，高效准确的报销记录查询是企业财务管理的重要需求，而合思档案正能满足这一需求。
企业电子会计档案管理痛点剖析
众多企业在电子会计档案管理方面面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在进行报销记录查询时，更是困难重重，效率极低。
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。其档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这不仅影响了企业的资金流转效率，也让报销记录查询变得异常复杂。
云海肴多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，报销记录查询也变得举步维艰。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，这使得报销记录查询既耗时又费力。
合思档案整体解决方案策略
面对企业在电子会计档案管理方面的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决方案。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了高效便捷的服务。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在报销记录查询方面，合思档案通过开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让报销记录查询变得轻松高效。
合思档案核心模块功能详解
- 智能采集模块
合思档案的智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的采集。这一模块能够快速准确地收集各类报销记录等档案数据，为后续的管理和查询提供基础。 - 预归档服务模块
该模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的数据进行预处理。它能够对报销记录等数据进行分类、整理和校验，确保数据的准确性和完整性，为后续的归档和查询做好准备。 - 基础管理模块
基础管理模块负责档案的存储、检索、借阅、销毁等工作，保障档案的安全和有效管理。在报销记录查询方面，它提供了便捷的检索功能，用户可以根据不同的条件快速找到所需的报销记录。 - 档案服务模块
档案服务模块为企业的财务决策提供支持，包括辅助审计、项目管理、统计分析等。它能够对报销记录等档案数据进行深入分析，为企业提供有价值的信息，帮助企业优化财务管理。
合思档案竞争优势凸显
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力。这使得合思档案在技术研发和创新方面具有坚实的基础，能够不断提升产品的性能和功能，为用户提供更优质的报销记录查询体验。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这广泛的服务网络能够为客户提供更及时、更专业的服务，确保客户在使用合思档案进行报销记录查询等操作时遇到的问题能够得到快速解决。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善。其自动化归档功能告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，让报销记录查询更加准确和高效。
合思档案成功案例展示
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在报销记录查询方面，效率大幅提升，为企业的财务管理带来了极大的便利。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。报销记录查询变得更加便捷，员工能够快速获取自己的报销记录，企业的财务管理也更加高效。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。在报销记录查询方面，实现了快速精准的查询，为企业的财务管理提供了有力支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。报销记录查询更加方便快捷，提高了企业的工作效率。
合思档案服务体系保障
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。无论是在日常使用合思档案进行报销记录查询，还是遇到技术问题，都能得到快速响应和解决。
合思档案提供全流程的服务，包括档案采集、制档、管理和利用等环节，确保客户在电子会计档案管理方面的需求得到满足。同时，合思秉承以客户为中心的服务理念，能够根据客户的个性化需求，提供定制化的解决方案。
此外，合思还为客户提供技术支持和培训，帮助客户更好地使用合思档案系统，提升企业的财务管理水平。通过专业的培训，客户能够更加熟练地使用合思档案进行报销记录查询等操作，提高工作效率。
合思档案展望与CTA
合思档案在电子会计档案管理领域具有重要的意义和价值。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在更多企业中得到应用，为企业的财务数智化转型提供有力支持。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品和服务，为客户创造更大的价值。
如果您也想体验合思档案带来的便捷报销记录查询和高效财务管理，不妨现在就免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
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