在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》，犹如一座灯塔，为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
电子凭证数字化转型大势所趋
在当今数字化的大环境下，电子凭证数字化转型的市场形势可谓一片向好。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”问题，也已提上日程。随着这一难题的逐步攻克，电子凭证数字化转型将进一步加速。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证全流程无纸化，不仅能优化管理流程，还能突破传统报销模式下的诸多困境，同时降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。这是财务数智化发展的必然趋势，也是企业提升竞争力的关键所在。
在这样的趋势下，报销记录查询也变得更加便捷高效。电子凭证的数字化转型，使得报销记录能够以电子形式存储和管理，企业员工可以随时随地进行报销记录查询，大大提高了工作效率。
传统档案管理痛点凸显
传统档案管理模式在数字化浪潮的冲击下，逐渐暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司则面临着会计档案散落各系统、档案数据难利用的困境，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下。
这些痛点不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率，影响了企业的发展。而在传统档案管理模式下，报销记录查询也变得困难重重。员工需要花费大量时间在纸质档案中查找报销记录，不仅效率低下，还容易出现错误。
合思档案全面破局之策
面对传统档案管理的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决方案。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，提供自动采集、制档、管理、利用等功能，确保档案数据的合规性、准确性和可追溯性。通过合思档案，企业可以打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，建立完整的财务证据链，实现全面无纸化管理。
合思档案提供一站式服务，帮助企业实现档案的全生命周期管理，从采集、制档到管理、利用，提高档案管理效率，降低成本。在合思档案的支持下，报销记录查询变得更加简单便捷。员工可以通过系统快速准确地查询到自己的报销记录，企业管理人员也可以对报销记录进行实时监控和分析。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图丰富而强大，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。其电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在采集环节，通过智能采集方式，利用外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现档案的高效采集。大文件自动切割、数电票自动化解析，确保采集的准确性和高效性。
制档环节实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案的规范性和完整性。管理环节具备精准权限管控、档案目录灵活扩展的特点，水印管理、档号符合国标要求，确保档案数据的安全和合规。利用环节提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便企业对档案的利用和管理。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等，应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作；2021年，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
在合思档案的核心模块支持下，报销记录查询变得更加智能化和精准化。系统可以根据员工的需求，快速准确地提供报销记录查询结果，大大提高了查询效率。
合思档案竞争优势突显
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。它可实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
不同企业使用合思档案后也取得了显著效益。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年；COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
合思档案提供全面的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，能够满足企业多样化的需求，实现一站式管理。在这样的优势下，报销记录查询更加便捷、高效，为企业员工和管理人员带来了极大的便利。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业都有成功的应用案例。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。员工在进行报销记录查询时，也能更加快速准确地找到所需信息。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率。深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。在这样的系统支持下，员工可以随时进行报销记录查询，了解报销进度。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年。财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。员工在查询报销记录时，能够更加直观地获取所需信息。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。员工在进行报销记录查询时，能够更加快速地获取到准确的信息。
合思强大服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的保障。在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和升级提供强大的技术支持。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，满足企业不同阶段的需求。在这样的服务体系下，企业在使用合思档案进行报销记录查询等操作时，能够得到及时、专业的支持和帮助。
合思档案引领财务数智化未来
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，凭借其全面的功能、显著的竞争优势和丰富的成功案例，能够帮助企业解决传统档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质的服务和解决方案。
众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。选择合思档案，企业能够在财务数智化领域取得领先优势，让有限的资源发挥出更大的价值。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业，拥有强大的实力和资源，能够为企业的财务数智化转型提供有力支持。
