在当今竞争激烈的商业环境中，中小企业差旅管理成为了企业运营中的重要一环。如何高效管理差旅费用、提升员工报销体验、实现财务合规，是众多企业面临的难题。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，看看合思财务数字化解决方案如何助力企业解决这些问题，实现降本增效。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源在行业内占据着重要地位。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在技术创新和企业发展方面的卓越实力。
业务背景与痛点剖析：数字化转型的困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，归属5个业务线和2个营销中心。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着企业的发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。
到2021年与合思合作时，动力源面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。各个系统之间存在壁垒，数据分散、信息滞后，业务覆盖面广导致报销模式复杂，组织架构复杂又使得各主体流程繁复。在中小企业差旅管理方面，这些问题严重影响了企业的运营效率和财务合规性。
解决方案：构建数字化差旅管理新生态
针对动力源面临的问题，合思提供了一系列全面的解决方案。
– 系统集成：数据共享无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的隔阂，为企业的财务管理提供了更准确、及时的数据支持。在中小企业差旅管理中，人员信息和订单数据的同步能够更好地控制差旅费用，提高费用报销的准确性。
– 无需报销：便捷消费合规无忧
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了报销流程，提高了报销效率，同时也降低了财务风险。在中小企业差旅管理中，无需报销模式可以让员工更加专注于业务，提高工作效率。
– 系统连接能力强：打破数据流转壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在中小企业差旅管理中，强大的系统连接能力可以整合企业内外部的资源，实现差旅管理的数字化和智能化。
实施过程与步骤：紧密协作确保成功
合思团队与动力源紧密合作，完成了系统集成和产品应用的实施。整个实施过程包括数据对接、流程梳理、测试优化等步骤。在数据对接阶段，合思团队确保动力源的各类数据能够准确、安全地与合思系统进行对接。流程梳理过程中，对动力源的报销流程、审批流程等进行了全面优化，使其更加简洁、高效。测试优化阶段则对系统进行了多次测试，及时发现并解决问题，确保系统顺利上线并稳定运行。在中小企业差旅管理的实施过程中，这种紧密的合作和严谨的实施步骤是确保解决方案成功落地的关键。
取得的成果与效益：全方位提升企业价值
- 效率提升显著：报销周期大幅缩短
通过合思的解决方案，动力源的效率提升了300%，报销周期由4周缩减至1周以内。员工报销变得更加快捷，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。在中小企业差旅管理中，报销周期的缩短可以提高员工的满意度，同时也降低了企业的运营成本。 - 员工体验优化：报销流程简化便捷
员工在使用合思系统后，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松。在中小企业差旅管理中，提升员工的报销体验可以提高员工的工作积极性和忠诚度。 - 财务管控加强：合规性与效率并重
财务人员在审批过程中有了更多的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。在中小企业差旅管理中，加强财务管控可以确保企业的资金安全和合规运营。 - 管理决策优化：全程管控实时掌握
合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。在中小企业差旅管理中，全程管控可以帮助企业更好地控制差旅费用，提高企业的经济效益。
客户评价与反馈：高度认可合作前景广阔
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”陈华林的评价充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也为中小企业差旅管理提供了成功的借鉴案例。
如果你所在的企业也面临类似的中小企业差旅管理难题，不妨选择合思。合思将为你提供专业的财务数字化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和高效。
