在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的高效运营离不开先进的管理系统。高新兴科技集团，作为一家实力雄厚的上市公司，在智慧城市物联网领域熠熠生辉。它是智慧城市物联网产品与服务的提供商，专注于技术创新应用，每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权。这家拥有3000多名员工、170多个国内服务网点的企业，信息化系统多达5个，每年产生的银行回单数超10万、发票数超15万、电子凭证量超30万。然而，如此庞大的业务规模也让高新兴科技集团在财务档案管理方面遭遇了重重难题，而合思为其量身定制的解决方案，成为了破局的关键，堪称归档系统最佳实践。
业务迷雾：高新兴档案管理痛点剖析
高新兴科技集团在财务档案管理方面，犹如陷入了一片迷雾之中。
首先，高昂的管理成本令人头疼。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作。这些繁琐的操作不仅占用了库房人员的大量时间和精力，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。这一系列的操作使得档案管理成本居高不下，企业的资源被大量消耗。
其次，合规性隐患如影随形。电子源文件未能合规保存，这与会计电子档案管理法规的要求背道而驰。档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的管理，这就像在沙滩上建房子，随时都可能因为一点小的疏忽而出现合规性问题，让企业面临潜在的风险。
最后，档案利用效率低下成为了业务发展的绊脚石。目前公司要查询相关发票、收付款凭据及其他附件非常困难，需要耗费大量的人力。而且不能实现跨系统调阅，这就好比在不同的房间里找东西，每个房间都要跑一遍，极大地降低了工作效率。高新兴科技集团迫切需要一套高效的归档系统最佳实践方案来解决这些问题。
合思妙方：精准化解档案管理难题
合思针对高新兴科技集团的痛点，开出了一剂良方。
其一，低开发成本对接异构系统。合思的解决方案以低开发成本为优势，能够对接各类异构系统。通过生成式接口，它可以自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这就像搭建了一座桥梁，让不同系统之间的数据能够顺畅流通，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础，是归档系统最佳实践的重要一环。
其二，自动制档释放人力。合思实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测，保障证据链的完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这使得财务人员从繁琐的制档工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率，也是归档系统最佳实践的体现。
其三，全场景数字化利用档案。合思打破了传统档案查询的壁垒，不再需要在同个系统上下联查、切换模块，也不用在多个系统之间来回切换。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这大大提高了档案的利用效率，让企业能够更加快速地获取所需信息，为决策提供有力支持，是归档系统最佳实践的显著成果。
方案落地：有序推进实施步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊。
第一步，搭建数据桥梁。通过生成式接口与NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统进行对接，实现档案数据的自动采集。这一步就像是为整个系统搭建了一个数据入口，让各个系统中的数据能够源源不断地汇聚到一起，为后续的处理做好准备，是归档系统最佳实践的前期准备工作。
第二步，配置关联规则。对不同系统、不同类别会计凭证进行自动关联匹配及组装，保障证据链完整。这需要专业的技术人员根据企业的实际情况进行精细的配置，就像给不同的零件找到合适的位置，让它们能够协同工作，确保档案数据的准确性和完整性，是归档系统最佳实践的关键环节。
第三步，建立数字化利用机制。建立档案全场景数字化利用的机制，让用户能够一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这一步是整个解决方案的最终目标，通过建立这样的机制，企业能够实现档案管理的高效化和数字化，提高工作效率和决策的准确性，是归档系统最佳实践的最终呈现。
显著成效：高效降本成果斐然
合思解决方案的实施，为高新兴科技集团带来了显著的成效。
在效率提升方面，归档效率提升了90%。原本繁琐的归档工作现在变得轻松快捷，财务人员能够在更短的时间内完成更多的工作。这不仅提高了工作效率，还让企业能够更快地响应市场变化，抓住发展机遇，是归档系统最佳实践带来的直接效益。
在成本节约方面，为企业年节约成本30万以上。通过减少人工操作、降低管理成本等方式，企业的资源得到了更合理的利用。这对于企业来说，无疑是一笔可观的收益，能够为企业的发展提供更多的资金支持，也是归档系统最佳实践的重要价值体现。
客户赞誉：高度认可合思方案
高新兴相关负责人表示，合思的解决方案极大地提高了公司的档案管理效率，降低了成本，让公司的财务工作更加规范和高效。在使用合思的解决方案之前，公司在档案管理方面面临着诸多难题，工作效率低下，成本居高不下。而合思的方案就像一场及时雨，解决了公司的燃眉之急。现在，公司的档案管理工作变得更加有序，财务人员的工作压力也大大减轻。合思的解决方案成为了高新兴科技集团在档案管理方面的得力助手，是归档系统最佳实践的成功范例。
行动号召：选择合思开启高效之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500多个合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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