在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理面临着全新的挑战与机遇。如何高效、合规地管理海量档案，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨档案软件应用在企业档案管理中的重要作用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000+。然而，伴随着业务的飞速发展，海量的档案管理成为了公司的一大难题。该公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。传统的档案管理方式不仅导致装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，还使得打印成本预估达180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些问题严重制约了公司的发展效率，也增加了运营成本。
档案管理困局待解
在档案管理方面，金牌橱柜面临着诸多困境。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作流程不仅耗费大量人力物力，还容易出现错误。在保管环节，财务临时保管1年后才移交综合档案管理，这期间存在着档案丢失或损坏的风险。在存储环节，独立档案室主要存放纸质档案，随着档案数量的不断增加，存储空间愈发紧张。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极其低下。这些痛点严重影响了公司的档案管理质量和工作效率，也成为了公司数字化转型的一大障碍。
合思方案精准破局
针对金牌橱柜的档案管理难题，合思凭借其先进的档案软件应用，为其提供了一套全面的解决方案。
首先是统一存储。合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过档案软件应用，所有档案数据都集中存储在一个平台上，方便了数据的管理和维护。
其次是业务证据链完整。合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过档案软件应用，工作人员可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，提高了工作的准确性和效率。
再者是数据共享，一站式查阅。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了便捷高效的查阅。通过档案软件应用，工作人员可以快速找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
最后是银行回单无纸化。合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。通过档案软件应用，不仅降低了打印成本，还减少了存储空间的占用，助力企业降本增效。
方案落地稳步推进
合思基于金牌橱柜的档案管理痛点，运用自身强大的技术和平台优势，逐步将解决方案中的各项措施落地实施。在实施过程中，合思的专业团队与金牌橱柜的相关部门密切合作，深入了解公司的业务流程和需求，对档案软件应用进行了个性化的定制和优化。同时，合思还为金牌橱柜提供了全面的培训和技术支持，确保公司员工能够熟练掌握和使用档案软件应用。通过双方的共同努力，金牌橱柜顺利实现了档案管理的数字化转型。
成果显著效益凸显
通过实施合思的解决方案，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果和效益。
在时间成本方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
在经济成本方面，预估节省总体成本30万+/年。这不仅降低了公司的运营成本，还提高了公司的经济效益。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。通过档案软件应用，所有档案数据都得到了规范的管理和存储，确保了档案的真实性、完整性和安全性。
此外，通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，进一步提高了工作效率和准确性。金牌橱柜的档案管理水平得到了质的提升，为公司的发展提供了有力的支持。
客户认可合作可期
金牌橱柜对此次与合思的合作及解决方案给予了高度评价。金牌橱柜表示，合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，实现了档案管理的高效、合规和降本增效，为公司的数字化转型提供了有力支持。合思的专业服务和技术能力得到了金牌橱柜的高度认可，金牌橱柜期待未来能与合思有更深入的合作，共同推动企业的发展。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，提高管理效率、降低运营成本成为企业生存和发展的关键。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。通过档案软件应用，您的企业也能像金牌橱柜一样，实现档案管理的数字化转型，开启高效发展的新篇章。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。现在，您可以免费试用合思的档案软件应用，亲身感受其带来的便捷与高效。
