在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。会计档案电子化作为这一变革中的关键环节，正逐渐成为企业提升管理效率、降低成本的重要手段。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在会计档案管理方面积极拥抱变革，与合思携手，共同探索出一条高效、合规的会计档案电子化之路。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，凭借其卓越的设计和制造能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的财务档案管理模式逐渐暴露出诸多问题，成为企业发展的掣肘。在这样的背景下，合思为金牌橱柜量身定制的会计档案电子化解决方案应运而生。
传统模式困境重重
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会计档案整理之难
在传统模式下，金牌橱柜的会计档案管理在整理环节面临着巨大的挑战。会计档案数据散落在各个系统中，形成了一个个数据孤岛，使得档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的时间和人力，还容易出现错误，严重影响了工作效率。 -
会计档案保管之繁
在保管环节，财务部门需要临时保管会计档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及到大量的交接手续和文件传递，增加了管理的复杂性和风险。 -
会计档案存储之痛
存储方面，金牌橱柜采用独立档案室管理纸质档案。随着业务的增长，纸质档案的数量急剧增加，占用了大量的存储空间，同时也增加了档案保管的成本和难度。 -
会计档案管理利用之困
在管理利用方面，企业主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。这种传统的管理方式已经无法满足企业快速发展的需求。
合思方案对症下药
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统一存储打破孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。通过统一存储的方式，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准和管理方式进行储存。这使得原本分散在各个系统中的会计档案数据得以集中管理，提高了数据的可用性和可访问性。 -
构建完整业务证据链
构建业务证据链是该解决方案的核心之一。合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，使业财一体双向穿透成为可能。这意味着财务人员可以从业务层面快速追溯到相关的财务数据，反之亦然，大大提高了财务管理的透明度和准确性。 -
实现数据共享便捷查阅
为了方便用户查阅会计档案，合思实现了数据共享，提供一站式查阅服务。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过简单的操作快速定位到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。 -
推行银行回单无纸化
在银行回单管理方面，合思推行了全面的无纸化管理。海量银行回单可以自动采集、切割、组装，减少了人工操作的工作量，降低了错误率，同时也实现了降本增效的目标。
方案实施步步为营
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系统对接与数据整合
在方案实施初期，合思首先进行了系统对接与数据整合工作。将金牌橱柜散落各系统的会计档案数据统一收集起来，为后续的管理和利用奠定了基础。 -
建立数据关联规则
为了实现凭证、单据等的自动匹配与组装，合思建立了一套完善的数据关联规则。通过对数据的分析和处理，系统可以自动识别相关信息并进行匹配，大大提高了工作效率。 -
改造银行回单系统
针对银行回单管理的难题，合思对银行回单系统进行了改造。实现了银行回单的自动采集、切割和组装功能，使得银行回单管理更加高效、准确。 -
员工系统操作培训
为了确保新系统的顺利使用，合思对金牌橱柜的员工进行了系统操作培训。通过培训，员工们熟悉了新系统的功能和操作流程，为方案的实施提供了有力的保障。
方案落地成效显著
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档案整理效率大幅提升
方案实施后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。这意味着财务人员在整理档案时可以节省大量的时间和精力，将更多的资源投入到核心业务中。 -
档案查询时间显著缩短
档案查询耗时减少了80%，大大节省了查询档案的时间成本。无论是内部审计还是外部监管，都可以快速获取所需的档案信息，提高了工作效率和响应速度。 -
企业运营成本有效降低
通过推行会计档案电子化，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这不仅包括了纸张、存储设备等直接成本的节省，还包括了人力成本和管理成本的降低。 -
档案合规性全面保障
档案合规性达到100%，确保了企业档案管理符合相关规定。在日益严格的监管环境下，这为企业的稳定发展提供了有力的支持。
客户评价高度认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思的会计档案电子化解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，对公司的数字化转型起到了重要推动作用。通过与合思的合作，金牌橱柜在财务管理方面实现了质的飞跃，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
行动号召开启新程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，让有限更有效。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，开启财务数智化之旅。现在，您可以免费试用合思的电子会计档案解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
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