在商业的广阔天地中，有这样一个知名的国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，畅销市场 30 余年。其销售版图如一张巨大的网，覆盖了整个中国，年单据量高达 2.6 亿。如此庞大的业务规模，伴随着复杂的供应链和多种并行的销售渠道。然而，在财务数字化的浪潮下，这家企业也面临着诸多棘手的问题。
企业的管理流程犹如一团乱麻，横跨多个系统，不仅繁杂而且效率低下。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理的要求却居高不下。财务人员不得不花费大量时间在 Excel 中进行二次整理，手工记账的方式使得财务价值难以得到充分释放。
在成本管控方面，事前事中的管控缺乏连贯性，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本一直居高不下，企业难以实现精细化的成本管控目标。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。会计档案电子化的需求，在这家企业显得尤为迫切。
零食品牌的数字化药方
面对这些问题，合思挺身而出，为该零食品牌提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，当员工进行差旅申请并通过业务审批后，他们可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。合思商城会提供详细的对账单，TMC 同样也会提供相应的对账单，让消费情况一目了然。
在财务核算和记账环节，合思设置了对账结算中心。如果是线上统一开票，系统可以自动进行拆分结算，并实现自动记账；如果是线下统一开票，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的处理方式，满足了企业不同的业务需求。
在档案管理方面，合思更是展现出了强大的优势。在合思环节，实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，而其他 TMC 环节则为 L3 级无需报销录入发票等档案。会计档案电子化在这个方案中得到了充分的体现。
该方案具有诸多显著的优势。它实现了便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担。同时，同屏比价功能让消费更加透明，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的效率。多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让会计档案电子化管理更加高效、规范。
方案落地的步步为营
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，员工进行差旅申请，这是整个流程的起点。申请提交后，需要经过业务审批，确保差旅的合理性和必要性。
审批通过后，员工可以在合思商城或 TMC 进行订购消费。消费完成后，合思商城和 TMC 会及时提供对账单，财务人员通过对账结算中心进行结算。
在开票环节，如果是线上开票，系统会自动进行拆分结算和自动记账；如果是线下开票，则进行线下结算和手工记账。这种根据不同开票方式的灵活处理，保证了财务流程的顺畅进行。
最后，在档案管理方面，按照合思设定的 L4 级和 L3 级标准进行归档处理。通过这种方式，实现了会计档案电子化的全流程管理，确保档案的安全、完整和可追溯。
转型成果的璀璨绽放
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果和效益。在差旅费用方面，年度节约了 200 万 +。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右，这表明员工对合思商城的认可度不断提高，也进一步证明了方案在控制差旅成本方面的有效性。
财务入账效率提升了 60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员从繁琐的手工记账中解放出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
在业财连接方面，实现了有机融合。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。会计档案电子化的实现，让企业的财务数据更加准确、及时，为企业的决策提供了有力的支持。
客户心声的真实回响
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，取得了令人满意的效果。通过打通多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理，130 多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，大大提高了档案查阅的效率。
此解决方案为其他门店企业提供了宝贵的参考。它解决了多系统独立运行、数据无法互通、会计凭证查阅难度大、会计档案管理成本高的问题。同时，也解决了差旅费申请和审批无法手机端进行且仅能在三方差旅平台采购，员工差旅费用仅能实现总额控制的问题。此外，还解决了财务耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账的问题。会计档案电子化的实现，让企业的财务管理更加高效、便捷。
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