在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到行业发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台旨在帮助企业实现高效的档案生命周期管理，为企业的财务数字化转型提供有力支持。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案的魅力。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，好想你在档案管理方面遇到了诸多难题。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且容易出错，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的财务审计和查询工作将面临巨大的挑战。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。工作人员需要耗费大量时间在堆积如山的档案中寻找所需信息，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力提出了巨大的要求，导致管理成本居高不下。这些问题严重影响了好想你的工作效率和财务管理水平，企业急需一种高效的档案生命周期管理解决方案。
合思档案：破解档案管理难题的利器
面对好想你在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的档案生命周期管理解决方案——合思档案。该方案充分发挥了合思档案的功能和优势，帮助好想你有效解决了档案管理难题。
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数据同源打破壁垒
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，即可快速获取所需的全部信息，大大提高了工作效率。在以往，确认单据、发票、回单和凭证的一致性需要花费大量的时间和精力，而现在，借助合思档案的一键联查功能，这一过程变得轻松快捷，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装审计无忧
合思档案的自动组装功能为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。以往，审计人员需要花费大量时间翻阅纸质档案，查找相关信息，而现在，合思档案能够自动将相关数据进行组装，审计人员只需在系统中即可快速获取所需信息，大大缩短了审计时间。同时，这种以电子档案为主的审计方式，也提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。在档案管理过程中，每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速查询电子档案，并定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案查阅的效率，还避免了因档案存放混乱而导致的查找困难问题。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了管理成本。
显著成效：合思档案助力好想你降本增效
在应用合思档案一段时间后，好想你在档案生命周期管理方面取得了显著的成效。各项数据的大幅优化，充分证明了合思档案的有效性和实用性。
通过合思档案的应用，好想你减少了90%的人工耗时。在以往，财务归档和查询工作需要大量的人力投入，而现在，借助合思档案的自动化功能，这些工作变得更加高效，大大减轻了工作人员的负担。
在总部接收环节，管理耗时减少了80%。合思档案实现了数据的实时共享和传递，总部能够及时获取各部门的档案信息，避免了因信息传递不及时而导致的管理延误问题。
借阅管理方面，管理耗时减少了67%。合思档案的便捷查询和借阅功能，让借阅者能够快速找到所需档案，同时也方便了管理人员对借阅情况的跟踪和管理。
从成本方面来看，合思档案预计每年为好想你减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括存储空间的节省和档案管理效率的提升所带来的间接成本的降低。
展望未来：合思档案引领电子凭证数字化转型
合思档案的成功应用，不仅帮助好想你实现了档案生命周期管理的新突破，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
如果您的企业也面临着档案管理难题，渴望实现档案生命周期管理的高效化和数字化，不妨来免费试用合思档案，让合思助力您的企业在财务数智化道路上大步前行！
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