在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式正经历着前所未有的变革。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，在财务电子归档方面做出了成功的示范。该企业通过引入合思解决方案，实现了年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状的管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。同时，通过试点改造，企业的财务数据自动化率达到了 91% 以上。令人惊叹的是，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。接下来，让我们深入了解这家企业的转型之旅。
困境迷局：传统财务归档的重重挑战
这家教育服务品牌业务广泛，拥有多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物存档同样是一个棘手的问题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，这一过程费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在这样的情况下，企业急需一种高效的财务电子归档解决方案。
破局良方：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业自身的各种业务系统等。其自动封装接口多达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等。这使得企业可以根据实际情况选择最合适的传输方式，提高数据采集的效率。
合思方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单和四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。通过智能组单，系统能够自动将相关的档案进行组合，提高归档的准确性和效率。四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
此外，合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。企业可以根据自身的业务需求，自定义规则引擎，实现个性化的档案管理。
成效斐然：数字化转型的显著成果
合思解决方案的实施，加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均大量的会计凭证和银行回单实现了线上单套制管理，档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。企业员工可以随时随地通过电子系统查阅所需的档案，大大提高了工作效率。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率大幅提升，在规模扩张的情况下，财务人员仅个位数增长，管理效能显著提高。企业的财务管理更加精细化、智能化，能够更好地应对市场变化。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案存储空间而烦恼，同时也减少了档案管理的人力成本。
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这充分展示了企业对合思解决方案的信心，以及对未来财务管理发展的美好憧憬。
客户认可：合思方案赢得信任
企业通过合思电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。合思系统的智能管理功能，让企业能够更加轻松地应对海量的财务数据，提高了数据处理的准确性和效率。
自与合思合作建设电子档案系统后，企业在财务数字化转型方面取得了良好进展，这体现了企业对合思方案的高度认可。合思的专业服务和优质解决方案，为企业的发展提供了有力的支持。
未来展望：携手共创美好明天
该企业预计到 2024 年自动化率将超 97%，持续提升财务管理水平，这体现了与合思合作的良好趋势。双方未来可能继续深化合作，进一步释放数据价值，加深业财融合，推动企业更好发展。通过更加深入的合作，合思将为企业提供更加个性化、智能化的解决方案，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，高效的财务管理至关重要。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，有灵活定价模式，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。如果您的企业也在为财务电子归档问题而烦恼，不妨尝试一下合思的解决方案，开启财务管理的新篇章。
