在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的变革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。
然而，在这场数字化变革的背后，企业传统的财务档案管理却面临着重重难题。以一些企业为例，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案查找缓慢，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本巨大。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，每年的打印成本预估高达180,000元，存储空间成本也达到90,000元。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
面对这些难题，合思档案检索系统应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
科技赋能财务：合思档案检索系统全景呈现
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多的净利润。作为专精特新企业，合思自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
多维优势凸显：合思档案检索系统核心亮点
合思档案检索系统具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，能够实现电子会计档案全生命周期的管理。
在档案采集方面，该系统采用开放式接口互联，支持自主采集，大文件可自动切割，数电票能实现自动化解析。同时，它运用了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案采集的高效准确。
档案制档时，系统实现了智能关联、自动组装，能够进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件。通过这些功能，保证了档案的完整性和准确性。
在档案管理上，合思档案检索系统做到了精准权限管控，档案目录可灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。这一系列措施确保了档案的安全和规范管理。
档案利用方面，系统具备多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实物可混序归档，还能进行可视化盘点档案数据。自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。例如，合思档案检索系统能够帮助企业实现凭证数据的自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。
此外，合思档案检索系统还能为企业节约成本。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用该系统后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本可达338,910元。
行业应用典范：合思档案检索系统成功案例
合思档案检索系统在不同行业都有出色的应用表现。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案检索系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统（合思档案检索系统）后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案检索系统实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
数字阅读行业的帆书采用合思档案检索系统进行全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到仅需1名实习生。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案检索系统能够助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，真正实现数字化管理。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案检索系统。现在拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案检索系统和更多案例。您还可以免费试用合思档案检索系统，开启财务数智化的新征程。“未来财务用合思 让有限更有效”，合思期待与您携手共创美好未来！
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