在当今企业运营中，财务档案管理犹如一座隐形的大山，压得众多企业喘不过气来。纸质档案管理的诸多难题，成为了企业发展道路上的绊脚石。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，这不仅增加了人力成本，还使得工作效率大打折扣。而且，档案遗失的情况难以避免，一旦重要档案丢失，将会给企业带来不可估量的损失。
纸质档案查找的不便也是一大痛点。好想你健康食品股份有限公司在查找纸质档案时，常常需要花费大量时间，受限于时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。COMMUNE幻师每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
面对这些普遍存在的痛点，合思为企业带来了财务数智化解决方案，特别是其电子会计档案管理平台——合思档案。
数智先锋引领财务新变革
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，它拥有开放式接口互联，可实现自主采集；档案制档时，能进行智能关联、自动组装；档案管理上，具备精准权限管控，档案目录还可灵活扩展；档案利用则支持多维检索和一站式预览。其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个关键环节。
核心功能铸就档案管理利器
合思档案管理平台拥有众多核心功能亮点，这些亮点使其在市场中脱颖而出。
智能采集功能是合思档案的一大特色。它可通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等进行数据采集。同时，还能实现大文件自动切割、数电票自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性。
预归档服务集成了规则引擎、元数据服务等，能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在项目成本分析中，这一功能可以帮助企业更好地整理和分析与项目相关的档案数据，为成本控制提供有力支持。
基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等。精准权限管控保证了数据的安全性，不同的人员只能访问其权限范围内的档案，有效防止了数据泄露。档案目录灵活扩展则满足了不同企业的多样化需求，无论是大型企业还是中小企业，都能根据自身业务特点进行定制化管理。
档案服务可辅助审计、进行项目管理、统计分析等。多维检索和一站式预览功能让档案利用更加便捷高效。在项目成本分析过程中，企业可以通过多维检索条件快速定位所需的档案，对项目成本进行深入分析和评估。
显著收益助力企业降本增效
企业使用合思档案管理平台能获得多方面的显著收益。
在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元，其中包括打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等。通过减少纸质档案的使用，企业不仅降低了直接的成本支出，还提高了资源的利用效率。在项目成本分析中，这些成本节约可以直接反映在项目的成本报表中，为项目的盈利性评估提供重要依据。
效率提升也是合思档案的一大优势。众多企业都在使用合思档案后取得了显著的效果。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%；杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升了72%，报销效率提升了300%。在项目推进过程中，高效的档案管理可以加快项目的审批流程，提高项目团队的协作效率，从而为项目的顺利实施提供保障。
合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。中文传媒就通过合思档案实现了存档合规。在项目成本分析中，合规的档案管理可以确保项目成本数据的真实性和可靠性，避免因合规问题带来的潜在风险。
数据共享和利用便捷也是合思档案的重要优势。它打破了数据孤岛，实现了业财一体化数据融合。多维检索条件可快速定位所需档案，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。在项目成本分析中，企业可以更方便地获取和整合与项目相关的各种数据，进行全面深入的分析，为项目决策提供有力支持。
典型场景彰显平台实用价值
合思档案在企业财务档案管理的多个典型场景中都发挥着重要作用。
在报销场景中，员工可通过线上云盘共享文档，减少纸质文件的使用。COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，报销效率提升了300%。在项目成本分析中，快速高效的报销流程可以及时反映项目的费用支出情况，为项目成本的实时监控提供便利。
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司借助合思档案实现了内外审计以档案数据为标准，有效提升了审计效率。在项目成本分析中，准确可靠的档案数据可以为审计提供有力支持，确保项目成本的合规性和合理性。
在档案存储场景中，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司通过此方式实现了实物高效管理。在项目成本分析中，良好的档案存储管理可以保证项目相关档案的完整性和可查阅性，为成本分析提供准确的数据来源。
在数据整合场景中，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了多系统数据互联，档案数据的智能化管理。在项目成本分析中，整合的数据可以提供更全面的项目成本信息，有助于企业进行更准确的成本预测和控制。
成功案例见证平台卓越实力
不同行业的客户使用合思档案都取得了显著的成功。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在项目成本分析中，这些时间和成本的节约可以直接体现项目的效益提升。
餐饮行业的COMMUNE幻师，上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在项目成本分析中，这些数据可以反映出项目在资源利用和流程效率方面的改善。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在项目成本分析中，这些成果可以为项目的成本效益评估提供有力证据。
数字阅读行业的帆书，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在项目成本分析中，这些数据可以直观地展示项目在成本控制和效率提升方面的显著成效。
在当前经济环境下，企业对于提升财务数智化水平的需求日益迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
企业应抓住机遇，选择合思档案管理平台，开启财务数智化新篇章。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，激励着企业积极行动起来。如果您想深入了解合思档案，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，还可以扫描二维码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的卓越价值。
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