在时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同璀璨的灯塔，照亮了电子凭证数字化转型的前行道路，标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然降临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，宛如一艘引领航向的巨轮，为企业带来了全新的希望。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，如同一条顺畅的数字高速公路，让企业的财务档案管理更加高效、便捷。基于合思档案在行业中的深度应用和丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料，也为档案生命周期管理带来了新的思路和方法。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，宛如一颗在时间长河中闪耀的明星，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。经过多年的发展，公司业务规模不断扩大，市场份额持续提升。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了一道棘手的难题，影响着档案生命周期管理的效率。
首先是归档难题。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，就像在茫茫大海中寻找一颗针一样艰难。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，就如同失去了企业发展的重要线索，给企业带来巨大的损失。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在当今快节奏的商业环境中，这种低效的查找方式严重影响了企业的决策效率，阻碍了档案生命周期管理的顺畅进行。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理，需要占用大量的空间和人力。企业需要专门的档案室来存放档案，需要配备专业的档案管理人员来进行管理，这些都增加了企业的运营成本。而且，随着企业业务的不断发展，档案数量也在不断增加，成本压力也越来越大。
最后是合规问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，不满足现代企业管理的要求。在数字化时代，企业需要更加安全、可靠、合规的档案管理方式，以应对日益严格的监管要求和市场竞争。
合思方案破解档案管理密码
面对好想你健康食品股份有限公司在档案生命周期管理中面临的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取相关的档案信息，工作效率得到了有效提升。就像在一个信息的海洋中，合思档案管理平台为财务人员提供了一艘快速的快艇，让他们能够轻松地找到所需的信息。这种数据的同源性，也为档案生命周期管理提供了更加准确、全面的信息支持。
自动组装，审计便捷。合思档案管理平台实现了档案的自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在审计过程中，审计人员可以通过系统快速获取相关的档案信息，进行精准的审计，减少了人工查找和核对的工作量。同时，系统还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的问题，为企业的合规经营提供了有力保障，也优化了档案生命周期管理的审计环节。
实物高效管理。合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。就像在一个大型的图书馆中，合思档案管理平台为每一本书都贴上了独特的标签，让读者能够快速找到自己需要的书籍。这种实物与电子档案的高效管理，为档案生命周期管理提供了更加便捷、高效的手段。
变革成效显著开启全新篇章
在采用合思的解决方案后，好想你健康食品股份有限公司在档案生命周期管理方面取得了显著的成果。
从效率提升方面来看，减少了90%的人工耗时。原来需要大量人工处理的档案归档、查找等工作，现在通过合思档案管理平台可以快速自动完成，大大节省了人力成本。总部接收减少了80%的管理耗时，总部可以更加高效地获取和处理各部门的档案信息，提高了管理效率。借阅管理减少了67%的管理耗时，借阅流程更加便捷，借阅人员可以快速获取所需的档案信息，提高了工作效率。
从成本降低方面来看，预计每年可以减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的运营成本得到了有效控制。这些成本的降低，为企业的发展提供了更多的资金支持，也体现了合思档案管理平台在档案生命周期管理中的价值。
合思电子会计档案管理平台在档案生命周期管理中发挥了至关重要的作用，它帮助企业解决了财务档案管理中的各种痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
在未来的发展中，合思将继续秉承创新、专业、服务的理念，不断提升产品和服务的质量，为企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。如果您的企业也面临财务档案管理难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案管理平台，开启档案生命周期管理的全新篇章。
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