在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。通过合思档案，企业能够显著提升档案使用效率，为财务数智化转型注入强大动力。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着公司业务的不断拓展和规模的持续扩大，传统的纸质档案管理模式逐渐成为企业发展的瓶颈，严重影响了档案使用效率。
归档难题耗时费力
在财务归档环节，好想你公司的财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的票据数量众多且种类繁杂，人工核对的过程不仅效率低下，还难以避免档案遗失的情况发生。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致财务数据的不准确和不完整，给企业的财务管理带来潜在风险。
查找困难贻误时机
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当企业需要查阅某些档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的文件中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在当今快节奏的商业环境中，这种低效的档案查找方式可能会贻误企业的决策时机，影响企业的市场竞争力。
管理成本居高不下
大量纸质档案的管理需要占用大量的存储空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还对企业的资源利用效率提出了挑战。在当前经济环境下，降低成本、提高效率成为企业生存和发展的关键，好想你公司急需一种更加高效、便捷的档案管理解决方案来提升档案使用效率。
合思档案的破局之策
面对好想你公司在档案管理方面的困境，合思凭借其先进的技术和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的电子会计档案管理解决方案——合思档案，有效提升了档案使用效率。
打破壁垒数据同源
合思档案打破了传统档案管理系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。通过该平台，财务人员可以便捷地利用系统提供的一键联查功能，快速定位和获取所需的档案信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中进行实时查询和核对，大大提高了工作效率。同时，数据的同源性还保证了财务数据的准确性和一致性，为企业的财务管理提供了有力支持。
自动组装审计便捷
合思档案实现了档案的自动组装和整理，为企业的内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为标准进行审查，纸质数据仅作为辅助参考。这种审计方式不仅提高了审计效率，还减少了人为因素的干扰，保证了审计结果的公正性和准确性。通过合思档案，好想你公司的审计工作变得更加高效、精准，有效提升了档案使用效率。
实物高效管理
为了实现电子档案与实物档案的有效匹配和管理，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房的建立使得档案的存储和管理更加规范化、智能化，提高了档案的安全性和可访问性。通过这种方式，好想你公司的实物档案管理变得更加高效、便捷，进一步提升了档案使用效率。
合思档案带来的显著成效
在合思档案的助力下，好想你公司在档案管理方面取得了显著的成效，档案使用效率得到了大幅提升。
人工耗时大幅减少
通过合思档案的自动化处理和一键联查功能，好想你公司的财务人员在档案归档和查询方面的人工耗时减少了90%。原本需要数天甚至数周才能完成的工作，现在只需短短几个小时即可完成，大大提高了工作效率。这不仅减轻了财务人员的工作负担，还让他们有更多的时间和精力投入到企业的财务管理和决策支持中。
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，合思档案也发挥了重要作用。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这使得企业的档案管理流程更加顺畅、高效，有效提升了企业的整体运营效率。同时，档案使用效率的提升也为企业的战略决策提供了更加及时、准确的信息支持。
综合成本大幅节约
除了提高工作效率外，合思档案还为好想你公司带来了显著的成本节约。通过减少纸质档案的使用和管理，企业预计每年可减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本，还符合企业绿色发展的理念。在当前经济环境下，成本的节约对于企业的生存和发展至关重要，合思档案为好想你公司实现了降本增效的目标。
合思档案的价值与未来展望
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，为企业带来了降本增效、合规经营和低碳运营等多方面的价值。通过提升档案使用效率，合思档案帮助企业优化了财务管理流程，提高了财务数据的准确性和及时性，为企业的决策提供了有力支持。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，企业应顺应趋势，积极进行财务数智化转型。合思档案作为一款先进的电子会计档案管理平台，将为企业的转型提供强有力的支持。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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