在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的推进和电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在迈向这一新时代的道路上，却面临着诸多挑战。
企业面临的数字鸿沟不容小觑。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同部门之间的协同困难重重，这些问题犹如一道道屏障，阻碍着会计数字化转型的进程。一项调研显示，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知严重不足，在电子凭证入账归档等关键环节存在着合规风险。传统的报销流程明显滞后于政策的步伐，无法满足新时代的要求。电子凭证数字化转型的多样性和复杂性，还体现在缺少统一的综合服务平台，涉及多个部门难以协同等方面。国家政策明确推动电子凭证数字化转型的战略目标，企业必须提前布局，才能适应这一发展趋势。而在财务文件归档这一重要环节，传统方式更是效率低下，错误频发，成为企业数字化转型的一大痛点。
经典零食品牌的财务困局
有这样一家国民经典零食品牌，它畅销30余年，深受消费者喜爱。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，辉煌背后却隐藏着诸多财务管理难题。
该企业的管理流程跨越多个系统，繁杂且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还无法释放财务的真正价值。在财务文件归档方面，由于纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。
企业的事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，在财务文件归档的过程中也缺乏有效的监管和流程优化，进一步影响了企业的财务管理效率。
合思定制解决方案破局
面对该零食品牌的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工通过差旅申请和业务审批后，可在合思商城进行订购，也可选择TMC订购。每笔消费都有相应的对账单，方便员工和财务进行核对。这一环节不仅让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了员工的消费体验，也为财务文件归档提供了准确的原始数据。
在财务核算和记账方面，合思提供了对账结算中心。线上统一开票时，可实现自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式既满足了企业的实际需求，又提高了财务核算的效率。通过自动拆分对账和记账去人工化，财务人员可以将更多的精力放在财务分析和决策上，而财务文件归档也变得更加准确和高效。
在档案管理方面，合思更是展现出强大的功能。在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该方案具备多源采集功能，能够智能制档，实现实物档案混序归档，档案借阅全线上化管理。在财务文件归档方面，这种方式实现了从原始数据采集到最终档案管理的全流程数字化，大大提高了档案管理的效率和准确性。
显著成果见证合思实力
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果。
在差旅费用方面，年度节约了200万+。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升60%。这不仅降低了企业的差旅成本，还提高了财务工作的效率，为财务文件归档提供了更及时、准确的数据。
在业财连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。在财务文件归档方面，这种全流程的数字化管理确保了档案的真实性、完整性和合规性。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。智能关联功能实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。财务文件归档变得更加便捷、高效，为企业的财务管理提供了有力支持。
合思财务收支管理平台功能强大，涵盖差旅申请、商旅订购、发票采集、审核对账等20多项功能，能够满足企业财务管理多方面需求。在财务文件归档方面，该平台提供了一站式的解决方案，从数据采集到最终的档案存储和管理，都实现了数字化和自动化。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。合思方案有助于企业实现电子凭证全链无纸化，降低成本、提升效率、增强合规性。随着数电票和智能化时代的到来，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。在财务文件归档这一关键环节，合思方案能够帮助企业建立高效、准确、合规的档案管理体系。
合思提供免费试用、灵活定价模式、强大集成能力等优势，拥有专业的客户成功团队和良好口碑。在当前企业数字化转型的大背景下，财务文件归档的数字化转型至关重要。企业应抓住机遇，选择合思开启财务数字化转型之旅，通过免费试用体验合思方案的强大功能，为企业的未来发展奠定坚实的基础。
