在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。在会计凭证归档这一关键环节，合思档案正发挥着重要作用。
传统财务档案管理痛点剖析
- 痛点如荆棘阻碍企业前行
传统财务档案管理模式在当今企业运营中暴露出诸多弊端，这些问题如同荆棘一般，严重阻碍着企业的高效发展。
好想你健康食品股份有限公司在进行会计凭证归档时，面临着巨大的挑战。财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师也深受传统财务档案管理之苦。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这不仅增加了企业的运营成本，还影响了员工的工作效率和体验。
云南菜品牌连锁经营同样面临着诸多问题。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理的各个环节都存在问题。在会计凭证归档整理环节，档案散落于各系统，数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节，需要独立的档案室来管理存放纸质档案。管理利用环节，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案整体解决方案揭秘
- 打造财务数智化一站式服务
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在会计凭证归档方面，合思档案有着独特的优势。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、统一标准、统一管理。这使得会计凭证归档更加高效、便捷。
合思档案提供自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。同时，还提供自助OA在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，提高了工作效率。
此外，合思档案能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据可以自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，为会计凭证归档提供了有力支持。
合思档案核心功能优势尽显
- 引领会计凭证归档新变革
合思档案在功能蓝图方面具有诸多独特之处，为会计凭证归档带来了全新的变革。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集方面，合思档案利用外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，高效采集档案数据。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据采集的准确性和高效性。
档案制档实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。这使得会计凭证归档更加规范、准确，提高了档案的质量。
在档案管理方面，合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。能够对档案进行严格的管理和保护，确保档案的安全性和完整性。
档案利用可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这使得档案的利用更加便捷高效，能够满足企业不同的需求。
自动化归档告别了重复性工作，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案能够帮助企业降低成本，如通过节约打印成本、存储成本、人力成本等。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达338,910元。
不同行业应用案例见证价值
- 合思档案助力企业腾飞
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果，为企业的发展提供了有力支持。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在会计凭证归档方面取得了巨大的进步。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在会计凭证归档的高效处理下，企业的运营效率得到了极大提升。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年，成功落地了精细化运营的财务中台，实现了100%的合规降本。会计凭证归档的数字化转型为企业的精细化管理奠定了基础。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。会计凭证归档的高效准确，为企业的合规经营提供了保障。
合思档案助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。如果您想了解更多关于合思档案的信息，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com。您还可以扫描二维码了解合思档案，查看更多精彩案例。现在，不妨免费试用合思档案，开启会计凭证归档的数字化新时代！
