在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中纸质档案管理问题尤为突出。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中，面对海量的数据，需要手动逐一匹配、核对，不仅耗费大量时间和精力，还容易出现错误，导致工作热情逐渐消退。业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间，影响工作效率。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题，都让企业在档案管理方面苦不堪言。因此，电子会计档案管理的必要性和紧迫性日益凸显。
合思档案：一站式整体解决方案
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案，包括单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，真正做到了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（如自定义档案、实物备查解决方案等），无论是哪种类型的档案，都能进行高效管理。同时，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询，让企业在面对大量档案数据时也能游刃有余。
核心功能亮点：打造智能档案管理体系
- 多源采集：数据获取的智慧之钥
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，确保企业能够根据自身业务特点灵活获取所需数据。 - 智能制档：化繁为简的高效之道
通过规则引擎自动组装，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，大大减少了人工匹配工作量，据统计可减少90%，让财务人员从繁琐的手工操作中解脱出来。 - 档案管理：精准管控与灵活扩展并重
在档案管理方面，合思档案实现了权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，同时水印权限管理范围也可自定义。此外，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，以及档案字段的自定义维护、新增创建、表单主键设置等，满足企业多样化的档案管理需求。 - 档案应用：多维检索与一站式预览的完美结合
合思档案的档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，能够根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，实现了一站式预览和穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让企业能够更全面、深入地了解业务情况。
用户收益：降本增效与数据价值挖掘
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，实现了降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。其次，作为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。再者，它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘出数据背后的价值。最后，通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。
典型场景：全方位满足企业需求
- 企业日常档案管理：全生命周期精细管理
在企业日常档案管理中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，满足档案不同阶段的管理要求，确保档案管理的规范化和标准化。 - 审计场景：在线化审计新体验
在审计场景下，审计人员无需进入档案室，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。 - 税务场景：数电票全流程闭环管理
合思档案提供数电票解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，帮助企业更好地应对税务管理需求。 - 业务人员报销场景：便捷报销新选择
对于业务人员来说，出差、招待后无需留存再上交纸质票据，报销流程更加便捷，减少了业务人员的时间成本，让他们能够更专注于业务工作。
客户成功案例：见证合思档案的卓越价值
- 某企业：业财一体，降本增效
某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案后实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据实现穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。档案管理实现电子化、信息化，借阅管理和档案室管理更加规范。企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本。 - 某集团型企业：档案共享，合规发展
某集团型企业通过合思档案共享中心统建档案管理系统实现了档案共享。统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度更加标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现了财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。此外，积极响应低碳环保政策，实现了财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。 - 某企业：打破数据孤岛，实现业财一体
某企业使用合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等数据，实现了统一储存、统一标准和统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系得到有效搭建，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌更加便捷高效。同时，实现了全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效降低了财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 某民办教育集团：简化流程，提高效率
某民办教育集团使用合思档案以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解更多信息。您还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取更多服务。现在，点击链接即可免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化新篇章！
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